大多数手动流程开始时都微不足道，以至于没有人注意到它们。这里一张电子表格，那里一次复制粘贴，有人花20分钟格式化一份没人会读过第一页的报告。
然后你雇佣了第20名、第30名员工，突然间，这些小任务每周会占用你团队40、60、80小时的时间。单个任务不是大问题，但如果有很多这样的任务，它们就会累积起来，变得代价高昂。
我花了七年时间为成长型公司构建工具。那些联系我们的人通常不认为他们有“手动流程问题”。他们认为自己有招聘问题，或者速度问题，或者“我们找不到好人才”的问题。十有八九，其根本原因都是一样的：人们在做软件应该做的工作。
大多数公司也已经知道了。在他们内心深处，CEO知道他们的团队每周花三个小时制作周报是荒谬的。首席运营官知道，跟踪订单的电子表格离灾难只差一次意外删除。但它从来没有紧急到需要今天就解决，所以它一直存在，每个月成本都在累积。
大多数公司没有做的计算
假设你团队中的一个人每天有一个任务需要15分钟。那一个月就是5小时。
对于一个10人的团队，如果每个人只有三个这样的小任务，你每月将面临150小时的工作量。
以每小时25到40美元的平均成本（工资加管理费用）计算，每月就是3,750到6,000美元。
每年花费四万五千到七万美元在对客户毫无价值的工作上。
大多数公司从不计算这些，因为任务分散在不同的人和部门之间。就像你忘记取消的订阅，只不过它比你的办公室租金还要贵。
上个月我与一家物流公司的首席运营官通了电话。她告诉我，她感觉他们一直在原地打转。收入在增长，但利润率却没有。她在去年雇佣了三个人，但仍然跟不上。当我们绘制她团队的每周工时时，发现大约35%的时间用于手动协调、状态更新以及系统之间的数据传输。这相当于每年10名全职员工的工作量，仅仅是管理费用。
实际情况是怎样的
一个很好的例子是Blomma，一家我们合作过的鲜花配送公司。他们有真实的业务和真实的客户，并且增长迅速。但在幕后，他们运行在六个互不相通的不同平台上。订单在一个系统上进来。库存存在电子表格中。配送物流是手动管理的。工资单则完全在另一个地方。
他们的团队每天花费数小时只是为了维持运营。有人会接单，然后通过切换到电子表格手动检查SKU是否有库存。然后他们会通过查看谁有空来分配司机，根据配送地址规划路线，并通过电话发送详细信息。每一步都是由人来完成本应自动化的工作。在他们的旺季，整个系统几乎因业务量过大而崩溃。
真正的成本不仅仅是时间。还有错误。因为有人误读了电子表格中的一个单元格而发错了货。因为路线规划是凭空猜测而导致延迟配送。库存显示有货但实际上没有。每一个错误都让他们付出更多时间，意味着消耗更多工时。
当我们绘制他们整个运营流程时，发现大约一半的运营时间都花在了仅仅因为系统不连通而存在的工作上。仅仅是将信息从一个地方移动到另一个地方，以及检查一个互联系统会自行检查的事情。
我们为他们构建了一个单一的运营中心，在一个地方处理订单、库存、配送路线规划和司机分配。上线后，他们的手动操作时间下降了50%，因为那些本不应该存在的工作终于停止了。
手动成本隐藏在哪里
显而易见的成本很容易发现。数据录入、报告制作以及系统间的信息移动。但昂贵的成本是那些不会出现在任何人的任务列表上的二阶效应。
重新输入数据造成的错误。电子表格中的一个错误数字导致错误的订单，这会引发退货，从而产生客户服务工单，解决它需要三个人花费时间。我在一篇关于为什么简单的软件更改需要8小时而不是30分钟的文章中写过这种累积效应。同样的原则也适用于手动流程。一个小的任务可以引发一系列后续工作。
决策延迟是另一个问题。你的首席运营官想知道上周发货了多少订单。答案需要一天时间来整理，因为它存在于三个系统中。等到数据准备好时，决策窗口已经过去了。你是在对上周的情况做出反应，而不是对今天的情况采取行动。
还有士气成本，没有人会把它列在电子表格上。你最优秀的员工加入公司不是为了在应用程序之间复制数据。当他们一半的时间都在做手动杂务时，他们就会开始寻找一个没有这种情况的公司。
我在多个客户那里看到过这种情况。一位精明的运营经理加入，对这个职位充满热情，然后慢慢意识到他们60%的工作是美化了的数据录入。不到一年，他们就离开了。公司归咎于人员流动。真正的原因是系统问题，它让一份好工作感觉像一份糟糕的工作。更换那个人需要花费1.5万到3万美元的招聘和入职成本。如果你每年这样做两次，你花在因糟糕系统导致的人员流动上的钱，比你花在修复系统上的钱还要多。
临界点
大多数企业在员工人数达到20到50人之间时会达到崩溃点。在此之前，手动流程虽然烦人但尚可忍受。在此之后，它们就变成了阻碍一切的瓶颈。我们曾撰文讨论过为什么内部工具在那个阶段容易崩溃，** 而 **手动流程是主要原因之一。
触发因素通常是增长。
你获得了一些大客户。你招聘员工以跟上步伐。但你的系统无法与团队一起扩展，所以每个新员工都会继承相同的破损流程，成本也随之倍增。
快速检查你现状的方法：问你团队中的五个人，他们每周做的最重复的任务是什么。如果每个答案都涉及复制数据、格式化报告，或者手动检查系统本应自行检查的东西，那么你已经过了临界点。
还有一个不那么明显的信号。看看你的错误率。因为有人输入了错误的SKU而发错的订单。发出时带有上月价格的发票。收到别人报告的客户。它们是人类做重复性工作的结果，而这些工作电脑做得更好。每个手动流程都有一个固有的错误率，并且随着业务量的增加以及人们感到疲惫或匆忙时，错误率只会上升。
解决它不需要六位数的IT投资
这就是让大多数公司陷入困境的误解。他们认为选择是在忍受手动流程和启动大规模技术改造之间。所以他们选择忍受。
事情不必如此。Blomma不需要ERP。他们需要将现有的工作流程连接到一个地方。整个项目只用了几周，而不是几个月。投资回报立竿见影，因为他们停止支付50%本不应存在的手动工作的费用。如果你想知道你的流程是否值得自动化，答案通常比你想象的要简单。
从消耗你团队最多集体工时的任务开始。仅仅是那一件事情，如果它明天消失了，就能为你的团队节省最多的时间。那就是你的第一个项目。
如果你想具体化，打开一张电子表格（我知道这很讽刺），按部门列出每个重复的手动任务。估算每个任务的每周工时。乘以50周和你的平均每小时成本。
总数会让你感到不安。这就是重点。
那笔钱每个月都在流出你的企业，你每等一个月，账单就会变得更大。
你的工具应该为你的业务服务，而不是反过来。预约免费介绍电话。