Die versteckten Kosten manueller Prozesse in einem wachsenden Unternehmen

Die meisten manuellen Prozesse beginnen so klein, dass niemand sie bemerkt. Eine Tabelle hier, ein Copy-Paste dort, jemand verbringt 20 Minuten damit, einen Bericht zu formatieren, den niemand über die erste Seite hinaus liest.

Dann stellen Sie Ihren 20. Mitarbeiter ein, Ihren 30., und plötzlich fressen diese kleinen Aufgaben 40, 60, 80 Stunden pro Woche im gesamten Team. Keine einzelne Aufgabe ist ein großes Problem, aber wenn Sie viele davon haben, können sie sich summieren und kostspielig werden.

Ich habe sieben Jahre damit verbracht, Tools für wachsende Unternehmen zu entwickeln. Diejenigen, die uns anrufen, denken normalerweise nicht, dass sie ein „Problem mit manuellen Prozessen“ haben. Sie denken, sie haben ein Einstellungsproblem, ein Geschwindigkeitsproblem oder ein „wir finden keine guten Leute“-Problem. In neun von zehn Fällen steckt dasselbe dahinter: Menschen erledigen Arbeiten, die Software erledigen sollte.

Die meisten dieser Unternehmen wissen das auch schon. Irgendwo im Hinterkopf weiß der CEO, dass die drei Stunden, die sein Team mit der Erstellung des Wochenberichts verbringt, absurd sind. Der COO weiß, dass die Tabelle zur Auftragsverfolgung nur eine versehentliche Löschung vom Desaster entfernt ist. Aber es ist nie dringend genug, es heute zu beheben, also bleibt es, und jeden Monat summieren sich die Kosten.

Die Rechnung, die die meisten Unternehmen nicht machen

Nehmen wir an, eine Person in Ihrem Team hat eine Aufgabe, die 15 Minuten pro Tag dauert. Das sind 5 Stunden im Monat.

Bei einem Team von 10 Personen, wenn jede Person nur drei dieser kleinen Aufgaben hat, sprechen wir von 150 Stunden im Monat.

Bei durchschnittlichen Kosten von 25 bis 40 US-Dollar pro Stunde (Gehalt plus Gemeinkosten) sind das 3.750 bis 6.000 US-Dollar pro Monat.

Fünfundvierzig- bis siebzigtausend Dollar pro Jahr für Arbeit, die Ihren Kunden keinen Mehrwert bietet.

Die meisten Unternehmen berechnen dies nie, weil die Aufgaben auf verschiedene Personen und Abteilungen verteilt sind. Wie ein Abonnement, das Sie vergessen haben zu kündigen, nur dass es mehr kostet als Ihre Büromiete.

Letzten Monat hatte ich einen Anruf mit der COO eines Logistikunternehmens. Sie erzählte mir, sie hätte das Gefühl, sich im Kreis zu drehen. Der Umsatz wuchs, aber die Margen nicht. Sie hatte im letzten Jahr drei Leute eingestellt und kam immer noch nicht hinterher. Als wir die wöchentlichen Arbeitsstunden ihres Teams erfassten, entfielen etwa 35 % auf manuelle Koordination, Statusaktualisierungen und Datentransfers zwischen Systemen. Das entspricht der Arbeitsleistung von 10 Vollzeitmitarbeitern pro Jahr, nur an Gemeinkosten.

Wie das in der Praxis aussieht

Ein gutes Beispiel ist Blomma, ein Blumenlieferdienst, mit dem wir zusammengearbeitet haben. Sie hatten ein echtes Geschäft mit echten Kunden, das schnell wuchs. Doch hinter den Kulissen liefen sie auf sechs verschiedenen Plattformen, die nicht miteinander kommunizierten. Bestellungen kamen über ein System herein. Der Lagerbestand wurde in Tabellen verwaltet. Die Lieferlogistik wurde manuell gemanagt. Die Gehaltsabrechnung war ganz woanders.

Ihr Team verbrachte täglich Stunden damit, die Dinge am Laufen zu halten. Jemand nahm eine Bestellung entgegen und prüfte dann manuell, ob die SKU auf Lager war, indem er zu einer Tabelle wechselte. Dann wiesen sie einen Fahrer zu, indem sie nachsahen, wer verfügbar war, ermittelten die Route basierend auf der Lieferadresse und schickten die Details per Telefon. Jeder Schritt war eine Person, die etwas tat, das automatisch hätte sein sollen. Und während ihrer Hochsaison brach das Ganze unter dem Volumen fast zusammen.

Die wahren Kosten waren nicht nur die Zeit. Es waren die Fehler. Falsche Artikel wurden versandt, weil jemand eine Zelle in der Tabelle falsch gelesen hatte. Verspätete Lieferungen, weil die Routenplanung ein Ratespiel war. Lagerbestand wurde als verfügbar angezeigt, obwohl er es nicht war. Jeder Fehler kostete sie mehr Zeit, was bedeutete, dass mehr Stunden verbrannt wurden.

Als wir ihren gesamten Betrieb kartierten, stellten wir fest, dass etwa die Hälfte ihrer Betriebszeit für Arbeiten aufgewendet wurde, die nur existierten, weil ihre Systeme nicht miteinander verbunden waren. Nur Informationen von einem Ort zum anderen verschieben und Dinge überprüfen, die ein verbundenes System von selbst überprüfen würde.

Wir bauten ihnen ein einziges Operationszentrum, das Bestellungen, Lagerbestand, Lieferroutenplanung und Fahrerzuweisungen an einem Ort abwickelte. Nach dem Start sank ihre manuelle Betriebszeit um 50 %, weil die Arbeit, die von vornherein nicht hätte existieren dürfen, endlich aufhörte.

Wo sich manuelle Kosten verstecken

Die offensichtlichen Kosten sind leicht zu erkennen. Dateneingabe, Berichtserstellung und das Verschieben von Informationen zwischen Systemen. Aber die teuren sind die Effekte zweiter Ordnung, die auf keiner Aufgabenliste auftauchen.

Fehler durch erneute Dateneingabe. Eine falsche Zahl in einer Tabelle führt zu einer falschen Bestellung, die eine Rücksendung auslöst, die ein Kundendienstticket erstellt, dessen Lösung drei Personen Zeit kostet. Ich habe über diese Kumulierung in einem Beitrag darüber geschrieben, warum einfache Softwareänderungen 8 Stunden statt 30 Minuten dauern. Dasselbe Prinzip gilt für manuelle Prozesse. Eine kleine Aufgabe kann eine Kette von Folgearbeiten auslösen.

Entscheidungsverzögerungen sind ein weiteres Problem. Ihr COO möchte wissen, wie viele Bestellungen letzte Woche versandt wurden. Die Antwort dauert einen Tag, um sie zusammenzustellen, weil sie in drei Systemen existiert. Bis die Daten bereit sind, ist das Entscheidungsfenster verstrichen. Sie reagieren auf die letzte Woche, anstatt auf den heutigen Tag zu handeln.

Dann gibt es noch die Kosten für die Moral, die niemand in eine Tabelle einträgt. Ihre besten Mitarbeiter sind nicht in Ihr Unternehmen gekommen, um Daten zwischen Apps zu kopieren. Wenn die Hälfte ihres Tages aus manueller Fleißarbeit besteht, suchen sie nach einem Unternehmen, in dem das nicht der Fall ist.

Ich habe dies bei mehreren Kunden beobachtet. Ein versierter Operations Manager tritt bei, ist begeistert von der Rolle, merkt dann aber langsam, dass 60 % seiner Arbeit verherrlichte Dateneingabe ist. Innerhalb eines Jahres sind sie weg. Das Unternehmen schiebt es auf die Fluktuation. Die wahre Ursache ist ein Systemproblem, das einen guten Job wie einen schlechten erscheinen ließ. Die Ersetzung dieser Person kostet 15.000 bis 30.000 US-Dollar für Rekrutierung und Einarbeitung. Tun Sie das zweimal im Jahr, und Sie geben mehr für Fluktuation aus, die durch schlechte Systeme verursacht wird, als Sie für die Behebung der Systeme ausgeben würden.

Der Wendepunkt

Die meisten Unternehmen erreichen den Bruchpunkt irgendwo zwischen 20 und 50 Mitarbeitern. Davor waren manuelle Prozesse ärgerlich, aber überlebbar. Danach werden sie zu Engpässen, die alles verlangsamen. Wir haben darüber geschrieben, warum interne Tools in dieser Phase zum Scheitern neigen,** und **manuelle Prozesse sind ein Hauptgrund dafür.

Der Auslöser ist meist Wachstum.

Sie gewinnen ein paar große Kunden. Sie stellen ein, um Schritt zu halten. Aber Ihre Systeme skalieren nicht mit dem Team, sodass jeder neue Mitarbeiter die gleichen fehlerhaften Prozesse erbt und die Kosten sich vervielfachen.

Eine schnelle Möglichkeit zu überprüfen, wo Sie stehen: Fragen Sie fünf Personen in Ihrem Team, was die sich am häufigsten wiederholende Aufgabe ist, die sie jede Woche erledigen. Wenn jede Antwort das Kopieren von Daten, das Formatieren von Berichten oder das manuelle Überprüfen von etwas beinhaltet, das ein System von selbst überprüfen sollte, haben Sie den Wendepunkt überschritten.

Es gibt ein weiteres, weniger offensichtliches Signal. Betrachten Sie Ihre Fehlerrate. Die Bestellung, die falsch versandt wurde, weil jemand die falsche SKU eingegeben hat. Die Rechnung, die mit den Preisen des letzten Monats verschickt wurde. Der Kunde, der den Bericht eines anderen erhalten hat. Sie sind das Ergebnis von Menschen, die repetitive Arbeit leisten, die Computer besser erledigen. Jeder manuelle Prozess hat eine eingebaute Fehlerrate, und diese steigt nur, wenn das Volumen zunimmt und die Menschen müde oder gehetzt werden.

Die Behebung erfordert keine sechsstellige IT-Investition

Das ist das Missverständnis, das die meisten Unternehmen festhält. Sie denken, die Wahl besteht darin, mit manuellen Prozessen zu leben oder eine massive technologische Überholung zu starten. Also entscheiden sie sich, damit zu leben.

Das muss nicht so sein. Blomma brauchte kein ERP. Sie brauchten ihre bestehenden Workflows an einem Ort verbunden. Das gesamte Projekt dauerte Wochen, nicht Monate. Und der ROI war sofort, weil sie aufhörten, für 50 % der manuellen Arbeit zu bezahlen, die gar nicht hätte existieren dürfen. Wenn Sie sich fragen, ob Ihre Prozesse es wert sind, automatisiert zu werden, ist die Antwort meist einfacher, als Sie denken.

Beginnen Sie mit der Aufgabe, die die meisten kollektiven Stunden in Ihrem Team verbraucht. Nur die eine Sache, die, wenn sie morgen verschwinden würde, Ihrem Team die meiste Zeit zurückgeben würde. Das ist Ihr erstes Projekt.

Wenn Sie es genauer wissen wollen, öffnen Sie eine Tabelle (ironisch, ich weiß) und listen Sie jede wiederkehrende manuelle Aufgabe nach Abteilung auf. Schätzen Sie die wöchentlichen Stunden für jede Aufgabe. Multiplizieren Sie mit 50 Wochen und Ihren durchschnittlichen Stundensatz.

Die Summe wird Sie unbehaglich machen. Das ist der Punkt.

Dieses Geld verlässt Ihr Unternehmen jeden Monat, und jeden Monat, den Sie warten, wird die Rechnung größer.

*Ihre Tools sollten für Ihr Unternehmen arbeiten, nicht umgekehrt. *Buchen Sie ein kostenloses Einführungsgespräch.