每次我与一家成长型公司的CEO或COO交谈时，对话都会遇到同样的瓶颈。他们知道自己的运营是靠“胶带”勉强维持的。他们知道团队在那些本应自动化的任务上花费了太多时间。他们甚至大致知道解决方案是什么样子。
然后他们看到Salesforce、SAP、NetSuite以及大型机构定制开发的报价。这些数字从六位数起步，并持续攀升。于是他们关闭了标签页，回到电子表格，告诉自己等公司规模更大时再解决。
“我知道我需要更好的系统”和“我能负担得起更好的系统”之间的鸿沟，正是大多数中小企业陷入困境的地方。有时一困就是好几年。我见过年收入1500万美元的公司，其关键运营仍然依赖Google Sheets，因为他们认为替代方案是一个20万美元的软件项目。其实不必如此。
为什么企业级软件不适合中小企业
企业级工具是为拥有500或5000名员工的公司设计的。仅实施就需要数月时间。你需要一个专门的团队来管理它。其许可费用是为预算比你多出许多个零的公司量身定制的。
但真正的问题并非成本。而是契合度。企业级软件对你的业务运作方式带有预设。它拥有僵化的工作流程、预定义的字段，以及一种假设你拥有边界清晰的部门和全职IT团队来配置一切的结构。
一个30人的批发分销商的运作方式与财富500强公司不同。一个拥有45名员工的现场服务公司不需要SAP。他们需要的是与团队实际工作方式相匹配的工具，能够适应他们的特殊需求、审批链和报告要求。
我曾看到一些公司试图在中小型企业规模上使用企业级工具。他们购买软件，花费六个月时间进行配置，结果发现它仍然不适合他们的工作流程，然后又在他们购买的企业系统之上构建电子表格变通方案，而他们购买该系统的初衷正是为了消除电子表格变通方案。如果不是如此昂贵，这简直是滑稽。
现成的工具可能覆盖了你80%的需求。问题总是在于那最后的20%。那正是你的竞争优势所在，也是通用软件无法触及的部分。
经济实惠的自动化究竟是什么样子
Major是一家位于欧洲的Spotify营销机构。他们为100多家唱片公司和工作室管理播放列表。他们发展迅速，但运营却一团糟。
活动数据分散在不同的电子表格中。每周，他们团队中的某个人都要花费数小时从不同来源提取数据，并为每个唱片公司整理报告。唱片公司本身几乎无法了解其活动的表现。他们会给Major发邮件，Major则会提取数据，格式化，然后发回去。将这种情况乘以100多个客户，你就能想象这个团队一周的工作状态了。
仅仅是报告就占据了他们大量的时间。仅仅是将数字从电子表格中提取出来，并将其整理成客户可读的格式。没有分析，没有策略，只是数据整理。
由于他们的团队被报告工作所困扰，他们无法在不雇佣更多人的情况下承接更多客户。他们每新接入一个唱片公司，就意味着更多的电子表格、更多的报告、更多的电子邮件。他们的收入在增长，但利润却没有，因为每增加一美元的收入，都伴随着相同数量的手动工作。
他们不需要Salesforce。他们也不需要一个15万美元的定制平台。他们需要的是一个仪表板，唱片公司可以登录，实时查看他们的播放列表表现，并且不再需要向Major的团队发送邮件来获取本应按需提供的更新。
我们正是构建了这样的系统。现在，唱片公司可以登录、管理他们的播放列表，并查看活动结果，而Major的任何人都无需动手。结果是报告时间减少了80%，每月增长超过2.5万欧元，并且Major现在可以在不增加人手的情况下，承接两倍的客户。该项目的成本远低于企业级软件的价格。而且它在几周内就上线了，而不是几个季度。
适用于300万至3000万美元公司的解决方案
在“什么都不做”和“购买SAP”之间，存在着大多数中小企业不知道的中间地带。
首先，弄清楚哪些流程真正值得定制软件。并非所有流程都值得。有些任务使用现成工具就足够了。有些任务使用电子表格也行。值得投入构建的，是那些耗时最多、错误最多或直接影响客户体验的任务。如果你不确定界限在哪里，我们为此编写了一个完整的框架，用于找出哪些流程值得自动化。
然后，只构建你所需要的。一个工具解决一个昂贵的问题。对于Blomma来说，它是一个连接订单、库存和交付的运营中心。对于Major来说，它是一个面向客户的报告仪表板。两者都不需要100个功能。他们只需要那10个正确的功能。
速度比大多数人意识到的更重要。我们的大多数项目从启动到上线大约需要8周。这是我们有意设定的一个限制，因为拖延6个月的项目往往会失败。范围会扩大，需求会改变，人们会失去信心。我见过更多项目因耗时过长而失败，而不是因进展过快而失败。六个月的时间表让人们可以不断添加功能，不断讨论边缘情况，不断完善那些尚不需要完美的东西。而八周的截止日期则会引发一种不同的对话。问题不再是“我们还应该添加什么？”，而是“我们能削减什么，同时仍然解决核心问题？”这是一个更好的问题。
并且从第一天起就为下一个版本做计划。第一个版本不会是完美的。它将处理核心工作流程并减少最大的时间浪费。然后，一旦你的团队使用它几周后，你就会发现需要调整的地方。也许审批流程需要额外一步。也许仪表板需要不同的视图。这很正常。快速构建的目的不是一次性构建然后走开。而是快速将真实的东西呈现在团队面前，这样你就可以根据他们的实际使用方式，而不是你想象的使用方式来改进它。
真实成本对比
对于拥有20到50名员工的中小企业，选择方案分解如下：
企业级软件（Salesforce、NetSuite等）第一年成本为5万至20万美元以上，包括许可费、实施费和定制费。持续成本每年2万至8万美元。实施需要3到9个月。你需要有人全职管理它。
雇佣一名内部开发人员听起来不错，直到你考虑到每年8万至15万美元的薪资，加上他们交付任何有用成果前的3到6个月，再加上管理开销，以及他们构建出只有自己才懂的系统的风险。我去年与一家公司交谈，他们雇佣了一名开发人员来构建内部工具。他做得很好。然后他离职了。团队中没有人能对这个系统进行任何更改。他们最终联系我们，要求从头重建。
与我们这样的小型机构合作进行定制开发，每个项目成本为8千至5万美元，在6到10周内上线，并且你拥有成果。如果你想深入了解影响价格的因素，我们会在代理机构成本指南中进行详细说明。
计算结果很清楚。如果你的手动流程每年因浪费时间而损失5万美元以上（对于大多数成长中的中小企业来说，确实如此），那么一个能削减一半浪费时间的一次性项目，几个月内就能收回成本。
“我们会自己搞定”
我经常听到这种说法。“我们会让运营人员在Airtable里搭建一些东西”，或者“我们会用Zapier把所有东西连接起来”。有时这确实奏效。如果任务很简单，比如在提交表单时发送Slack通知，Zapier就非常完美。
但我见过太多公司试图用15个Zapier自动化、3个Airtable数据库和一个作为整个运营承重墙的Google Sheet拼凑在一起。它能工作，直到它不能工作。当它崩溃时，没有人知道该去哪里找问题，因为这个“系统”是由三个人在两年内零散搭建起来的。
DIY工具的能力也有上限。它们非常适合连接两个应用程序。但它们在处理复杂的业务逻辑方面表现糟糕，比如“如果订单超过5000美元且客户属于第二层级，则将其路由给区域经理审批，除非这是过去30天内的重复订单，在这种情况自动批准。”真实的业务有这样的规则。Zapier没有。
问题不在于你是否能自己构建它。而在于你是否希望你的运营依赖于只有一个人理解的东西。对于大多数成长中的公司来说，答案应该是否定的。
大多数中小企业认为他们只有两个选择：要么忍受破碎的流程，要么花费企业级的资金来修复它们。其实还有第三种选择，它恰好介于两者之间，对于年收入在300万到3000万美元的公司来说，这几乎总是明智之举。
如果你的团队在几分钟就能完成的工作上花费数小时，那么解决方案比你想象的要简单和便宜。它不是免费的，但它比你被告知的要更接近现实。
你的工具应该为你的业务服务，而不是反过来。预约免费介绍电话