7 Anzeichen, dass Ihr Unternehmen der Standardsoftware entwachsen ist

Jedes Unternehmen beginnt auf die gleiche Weise. Man meldet sich für eine Handvoll Tools an. Ein CRM hier. Ein Projekt-Tracker dort. Eine geteilte Google-Tabelle, die jemand aus Ihrem Team an einem Wochenende erstellt hat. Und das funktioniert eine Weile.

Dann verdoppelt sich Ihr Team. Ihre Prozesse werden komplexer. Und plötzlich arbeitet die Software, die Sie vor zwei Jahren ausgewählt haben, gegen Sie, anstatt Ihnen zu helfen. Sie verbringen mehr Zeit damit, um Ihre Tools herumzuarbeiten, als mit ihnen zu arbeiten.

Ich leite seit sieben Jahren eine Software-Agentur. Die Unternehmen, die sich an uns wenden, sagen fast nie: „Wir brauchen eine maßgeschneiderte Software.“ Sie sagen: „Nichts, was wir verwenden, tut das, was wir tatsächlich brauchen.“ Wenn sie anrufen, haben sie bereits monate-, manchmal jahrelang mit fehlerhaften Workflows zu kämpfen gehabt.

Hier sind sieben Anzeichen dafür, dass Sie an diesem Punkt angelangt sind. Und noch nützlicher: Was Sie dagegen tun können.

Ihr Team kopiert Daten mehr als einmal täglich zwischen Anwendungen

Dies ist das häufigste Problem. Jemand in Ihrem Team exportiert täglich eine CSV-Datei aus einem Tool, bereinigt sie und importiert sie in ein anderes. Jeden einzelnen Tag.

Als wir anfingen, mit PrepLadder zusammenzuarbeiten, einem Bildungsunternehmen mit über 5 Millionen Nutzern ihrer App, führten wir Workshops mit ihren Teams durch, um ihre tatsächliche Arbeitsweise zu erfassen. Wir fanden Daten, die über vier verschiedene Tools verstreut waren. Der Vertrieb hatte ein System. Der Support ein anderes. Das Marketing ein drittes. Und das Führungsteam hatte ein Dashboard, das aus keinem davon Daten bezog.

Wir zählten 36 separate Aufgaben, die nur existierten, weil diese Systeme nicht miteinander kommunizierten. Sechsunddreißig. Dinge wie das manuelle Kopieren von Lead-Daten von einer App in eine andere oder das erneute Eingeben von Kundeninformationen, die bereits an anderer Stelle im Unternehmen vorhanden waren.

Wenn jemand in Ihrem Team auch nur 30 Minuten pro Tag mit der Dateneingabe verbringt, was eigentlich das Verschieben von Informationen zwischen Tools ist; multiplizieren Sie das mit 20 Arbeitstagen. Das sind über 10 Stunden pro Person und Monat. Für ein Team von fünf Personen verbrennen Sie 50 Stunden im Monat für Arbeit, die Software automatisch erledigen sollte.

Sie haben die Software so oft umgangen, dass die Umgehung DER Prozess IST

Dieser Punkt schleicht sich an Sie heran. Sie stoßen auf eine Einschränkung in Ihrem Tool und erstellen eine Umgehungslösung. Eine geteilte Tabelle. Eine Slack-Erinnerung. Ein Notizzettel-System (ja, das habe ich bei Unternehmen mit 10 Millionen Dollar Umsatz gesehen). Dann erstellt jemand eine Umgehungslösung für die Umgehungslösung.

Ein Jahr später sieht Ihre Prozessdokumentation aus wie eine Verschwörungstheorie-Tafel. Neue Mitarbeiter brauchen zwei Wochen, um zu verstehen, wie die Dinge tatsächlich erledigt werden, im Gegensatz dazu, wie sie erledigt werden sollen. Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, ist es vielleicht an der Zeit, darüber nachzudenken, welche Prozesse es wert sind, automatisiert zu werden.

Hier passiert etwas seltsam Psychologisches. Da sich die Umgehungslösungen langsam über die Zeit entwickelt haben, hinterfragt sie niemand. Sie werden einfach zu „wie wir die Dinge tun“. Ich sprach letztes Jahr mit einem Großhändler, der einen 14-stufigen Prozess zur Abwicklung einer einzelnen Bestellung hatte. Als wir es gemeinsam aufzeichneten, existierten acht dieser Schritte nur, weil ihr Inventarsystem ihre tatsächlichen Produktkategorien nicht verarbeiten konnte. Sie hatten diese technische Schuld drei Jahre lang mit sich herumgetragen.

Standard-Tools sind für das durchschnittliche Unternehmen gebaut. Wenn sich Ihre Prozesse so weit entwickelt haben, dass Sie mehr Ausnahmen als Regeln haben, ist das Tool nicht das Problem. Die Passung ist es.

Ihr Reporting dauert Stunden, weil die Daten an fünf Orten liegen

Das ist der Punkt, der COOs und CEOs in den Wahnsinn treibt. Sie wollen etwas Einfaches wissen. Wie viele Bestellungen wurden diese Woche versandt? Wie hoch ist unsere Kundenbindungsrate? Welcher Vertriebsmitarbeiter schließt die meisten Geschäfte ab?

Die Antwort sollte 30 Sekunden dauern. Stattdessen braucht jemand einen halben Tag, weil die Daten über Ihr CRM, Ihr Projektmanagement-Tool, Ihr Abrechnungssystem und zwei Tabellenkalkulationen verteilt sind, die nur eine Person in Ihrem Team versteht.

Bei PrepLadder konnte das Marketingteam nicht sehen, wie ihre Kampagnen mit tatsächlichen Lead-Konversionen zusammenhingen, ohne Daten von drei verschiedenen Orten abzurufen und manuell zusammenzufügen. Als sie die Zahlen hatten, waren die Daten bereits veraltet. Sie trafen Entscheidungen basierend auf der Realität der letzten Woche, nicht der von heute.

Sie zahlen für Funktionen, die Sie nicht nutzen, und vermissen die eine Funktion, die Sie tatsächlich brauchen

Die meisten Standard-Tools sind mit 100 Funktionen ausgestattet. Sie nutzen 12 davon. Aber das eine, was Sie wirklich brauchen, der spezifische Workflow, der zu Ihrer tatsächlichen Geschäftsweise passt, existiert nicht. Keine Menge an Zapier-Integrationen oder API-Hacks wird das beheben.

Dies ist besonders häufig in wachsenden Unternehmen der Fall. Als Sie noch ein 10-köpfiges Team waren, war dieses Tool sinnvoll. Jetzt sind Sie bei 40. Die Art und Weise, wie Sie Bestellungen, Genehmigungen oder Kundenanfragen bearbeiten, hat sich komplett geändert. Aber die Software hat sich nicht mit Ihnen verändert.

Ich sage nicht, dass jedes SaaS-Produkt schlecht ist. Sie sind großartig, bis sie es nicht mehr sind. Der Wendepunkt ist, wenn Sie beginnen, Ihren Prozess an das Tool anzupassen, anstatt umgekehrt.

Hier ist ein schneller Test. Fragen Sie Ihr Team: „Wenn Sie eine Sache an der Funktionsweise unserer Software ändern könnten, was wäre das?“ Wenn jede Person eine andere Antwort gibt und keine dieser Dinge auf der Roadmap des Anbieters steht, haben Sie den Wendepunkt überschritten. Sie zahlen ein monatliches Abonnement für Software, die das Problem eines anderen löst.

Nur eine Person weiß, wie das System tatsächlich funktioniert

Dies ist das beängstigendste Zeichen auf dieser Liste. Und wenn Ihr Team über 30 oder 40 Personen hinausgewachsen ist, haben Sie es wahrscheinlich schon gespürt. (Wir haben einen ganzen Beitrag darüber geschrieben, warum interne Tools bei 50 Mitarbeitern kaputtgehen.) Sie haben ein Teammitglied, das zum inoffiziellen Systemadministrator geworden ist. Sie kennen alle Umgehungslösungen. Sie haben die komplexe Tabelle erstellt. Sie erinnern sich, welche Zapier-Automatisierung welche Aktion auslöst.

Wenn diese Person in den Urlaub fährt, verlangsamen sich die Dinge. Wenn sie das Unternehmen verlässt, brechen die Dinge zusammen.

Ich sehe das so oft, dass es zu einer der ersten Fragen geworden ist, die ich in Anrufen stelle: „Gibt es eine Person, die alles am Laufen hält?“ Die Antwort ist fast immer ja, und ein nervöses Lachen folgt fast immer darauf. Jeder weiß, dass es ein Problem ist. Niemand hat es behoben, weil eine Behebung bedeutet, das gesamte System zu überdenken, und wer hat dafür Zeit, wenn man mit dem Wachstum beschäftigt ist?

Das ist kein Personalproblem. Das ist ein Systemproblem. Wenn Ihre Tools Stammeswissen erfordern, um zu funktionieren, haben Sie kein echtes System. Sie haben eine fragile Anordnung, die durch die Erinnerung einer Person zusammengehalten wird.

Neue Mitarbeiter brauchen ewig, um produktiv zu werden

Das Onboarding sollte kein 40-seitiges Handbuch erfordern, das erklärt, wie man sechs verschiedene Tools und drei Tabellenkalkulationen verwendet, um eine grundlegende Aufgabe zu erledigen. Aber in Unternehmen, die ihre Software überwachsen haben, ist genau das der Fall.

Ich habe Onboarding-Dokumente gesehen, die Anweisungen enthielten wie „ignorieren Sie die Fehlermeldung bei Schritt 3, das passiert immer“ oder „dieses Feld heißt ‚Region‘, aber wir verwenden es tatsächlich für den Kundentyp“. Wenn Ihre Schulungsmaterialien Haftungsausschlüsse zu Ihren eigenen Tools enthalten, ist etwas schiefgelaufen.

Die Kosten sind real. Jede zusätzliche Woche, die ein neuer Mitarbeiter braucht, um produktiv zu werden, ist eine Woche Gehalt mit reduzierter Leistung; für ein Unternehmen, das 5 bis 10 Personen pro Jahr einstellt, summiert sich das schnell.

Sie haben jedes Tool auf dem Markt evaluiert (und abgelehnt)

Die Recherche ist abgeschlossen. Die Demos wurden angesehen. Die Vergleichsbeiträge wurden gelesen. Sie haben drei verschiedene Projektmanagement-Tools, zwei CRMs und die branchenspezifische Software ausprobiert, die vielversprechend aussah, aber 2014 gebaut und nie aktualisiert wurde.

Nichts passt.

Das ist eigentlich ein gutes Zeichen, auch wenn es sich nicht so anfühlt. Es bedeutet, dass Sie Ihr Geschäft gut genug verstehen, um zu wissen, dass ein generisches Tool Ihr spezifisches Problem nicht lösen wird. Die meisten Unternehmen haben diese Klarheit nicht. Die Tatsache, dass Sie die offensichtlichen Optionen ausgeschlossen haben, bedeutet, dass Sie bereit sind für etwas, das auf die tatsächliche Arbeitsweise Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.

Was tun Sie also dagegen?

Es gibt drei Optionen. Sie können die Dinge weiterhin mit mehr Umgehungslösungen flicken und hoffen, dass es hält. Sie können einen Entwickler einstellen (und 3 bis 6 Monate damit verbringen, herauszufinden, ob er der Richtige ist). Oder Sie arbeiten mit einem Team zusammen, das dies schon einmal gemacht hat.

Als PrepLadder zu uns kam, brauchten sie kein riesiges Unternehmenssystem. Sie brauchten eine Plattform, auf der der Vertrieb Leads in Echtzeit sehen, der Support die Kundenhistorie ohne Tab-Wechsel abrufen und das Marketing die Kampagnenleistung verfolgen konnte, ohne einen halben Tag für einen Bericht aufzuwenden. Wir haben das in etwa 8 Wochen gebaut. Ihre Teams wechselten von der Arbeit mit vier getrennten Tools zu einem Dashboard, das auf ihre tatsächliche Arbeitsweise zugeschnitten ist. (Lesen Sie die vollständige PrepLadder-Fallstudie.)

So sieht das in der Praxis aus. Keine riesige IT-Transformation. Kein zweijähriges Projekt mit einem sechsstelligen Preisschild. Einfach Software, die zu Ihrem Unternehmen passt, anstatt dagegen anzukämpfen.

Die meisten Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten, liegen im Bereich von $3M bis $30M. Groß genug, dass kaputte Tools echtes Geld kosten, klein genug, dass sie kein internes Engineering-Team haben, um Dinge zu reparieren. Das ist der Sweet Spot, wo maßgeschneiderte interne Tools finanziell am sinnvollsten sind. Darunter funktionieren Standardlösungen meist gut. Darüber haben Sie bereits einen CTO, der sich darum kümmert.

Ich weiß, das ist der Teil, wo die meisten Blogs Ihnen sagen, Sie sollen „einen Anruf vereinbaren“ und es dabei belassen. Also werde ich direkt sagen, worum es bei diesem Anruf tatsächlich geht. Es sind 30 Minuten. Wir sprechen darüber, was kaputt ist, was Sie versucht haben und ob der Bau einer maßgeschneiderten Lösung für Ihre Situation sinnvoll ist. Manchmal ist es das nicht, und das werde ich Ihnen sagen. Kein Pitch Deck. Kein Druck.

Ihre Tools sollten für Ihr Unternehmen arbeiten, nicht umgekehrt. Buchen Sie ein kostenloses Erstgespräch

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