¿Qué esperar al trabajar con una pequeña agencia de software?

Has decidido contratar a alguien para construir tu herramienta interna o producto SaaS. Has mirado las grandes agencias con equipos de 40 personas, sitios web elegantes y logotipos de clientes que reconoces.

Y luego encontraste una agencia pequeña. Cuatro personas. Quizás cinco. Sin gestores de cuentas. Sin equipo de ventas. Solo un pequeño grupo que construye software.

Y ahora te preguntas si realmente pueden con esto.

Dirijo una agencia de tres personas. Llevamos siete años construyendo herramientas internas y productos SaaS. No voy a fingir que trabajar con un equipo pequeño es lo mismo que trabajar con uno grande. Es diferente. Algunas de esas diferencias juegan a tu favor. Algunas no.

Hablas con la persona que construye tu software

En una agencia grande, la persona de tu llamada de ventas no es la persona que construye tu producto. Hablas con un gestor de cuentas. Él habla con un gestor de proyectos. El gestor de proyectos habla con un desarrollador. Tus requisitos pasan por dos o tres personas, y los detalles se pierden en cada traspaso.

 En una agencia pequeña, la persona de la llamada suele ser la persona que escribe el código.

Cuando un distribuidor mayorista se acercó a nosotros con un problema de seguimiento de inventario, yo estuve en la llamada de descubrimiento y estuve revisando su hoja de cálculo la misma semana.

Cuando el cliente dijo que necesitaba ver la cantidad por almacén, no solo la cantidad total, eso fue directamente al alcance del proyecto. Sin ticket. Sin dos semanas de espera.

Si hay menos personas involucradas en el proceso, hay menos oportunidades de malentendidos, lo que ayuda a mantener todo en marcha.

El cronograma es más rápido (normalmente)

Las grandes agencias tienen procesos. Formularios de admisión. Reuniones de inicio. Planificación de sprints. Priorización del backlog. Actualizaciones de estado. Retrospectivas. Todo eso existe por una buena razón cuando tienes 15 desarrolladores trabajando en diferentes partes de un proyecto.

Cuando tienes un equipo pequeño, la mayor parte de esos gastos generales desaparece.

Normalmente, pasamos de un contrato firmado a un prototipo funcional en dos semanas. Entrega completa en cuatro a ocho semanas. Un proyecto comparable en una agencia más grande tarda de 12 a 16 semanas debido a los gastos generales de coordinación, no porque el trabajo en sí tarde más.

Una empresa de educación acudió a nosotros después de recibir un presupuesto de 14 semanas de una agencia de software más grande. Nosotros entregamos en cinco semanas.

El alcance era idéntico. La diferencia fue que no teníamos tres capas de gestores de proyectos entre el cliente y el código.

Dicho esto, un equipo pequeño solo puede trabajar en un número limitado de proyectos a la vez. Si estamos ocupados, esperas. Una agencia más grande puede empezar antes porque tiene más gente para dedicarle.

Así que “más rápido” viene con un asterisco. Más rápido una vez que empezamos, pero la fecha de inicio depende de la disponibilidad.

Obtienes opiniones honestas, no las seguras

Las grandes agencias de software están optimizadas para la retención de clientes. Quieren que el contrato se renueve. Pueden dudar en decirte que tu idea podría no funcionar, que podrías estar haciendo demasiado, o que la función costará 15.000 $ y solo se usará un par de veces.

Una agencia pequeña no tiene una cuota de ventas que proteger. He convencido a clientes de no construir cosas. Más de una vez.

Una empresa de servicios de campo quería que construyéramos un sistema de programación personalizado desde cero. Después de analizar su flujo de trabajo real, les dije que usaran Calendly para la programación y que nos dejaran construir la herramienta de seguimiento y elaboración de informes de trabajos. Eso les ahorró unos 20.000 $ y les permitió tener un producto funcional tres semanas antes.

 Esto suena como si te estuviera vendiendo algo al decir que no te vendo cosas. Pero la reputación de una agencia pequeña depende de proyectos que realmente funcionan. Cada cliente importa. No podemos permitirnos entregar algo que acumule polvo porque fuimos demasiado educados para oponernos durante la planificación.

No tendrás un desarrollador junior aprendiendo en tu proyecto

En una agencia grande, el desarrollador senior diseña el sistema, y luego un desarrollador junior construye la mayor parte. La persona senior revisa periódicamente. Si tienes suerte, revisan el código antes de su lanzamiento. Si no, ya han pasado a la siguiente llamada de ventas.

En una agencia pequeña, no hay dónde esconder el trabajo junior. Cada persona del equipo está construyendo software de producción todos los días. La persona que diseña tu sistema es también la que lo construye.

Si tu proyecto necesita algo más allá de nuestra experiencia principal, te lo haremos saber. Hemos derivado proyectos a otros equipos cuando el encaje no era el adecuado. Ese es un lujo que las grandes agencias no tienen porque su modelo de negocio les exige decir sí a todo.

La comunicación es directa, a veces demasiado directa

No recibirás informes de estado semanales pulcros con indicadores verdes/amarillos/rojos y actualizaciones cuidadosamente redactadas que hagan que todo parezca ir según lo previsto.

Recibirás un mensaje de Slack que dice: “La API de tu sistema de contabilidad está devolviendo datos basura. Aquí tienes una captura de pantalla. ¿Puedes consultarlo con tu proveedor?”. Recibirás un vídeo de Loom recorriendo la construcción en curso. Obtendrás una respuesta honesta cuando algo esté tardando más de lo esperado y por qué.

Algunos clientes quieren saber exactamente qué está pasando y hablar con la persona que realiza el trabajo. Otros clientes quieren la experiencia pulcra.

Si quieres un informe pulcro, una agencia pequeña no es la opción adecuada. No vamos a añadir un gestor de proyectos para que la comunicación parezca más profesional. El salario de ese gestor de proyectos termina en tu factura, y no escribe una sola línea de código.


Los precios funcionan de manera diferente

Las grandes agencias cobran entre 150 y 300 $ por hora. Necesitan hacerlo porque cubren gestores de cuentas, gestores de proyectos, espacio de oficina, equipos de ventas y presupuestos de marketing. Cuando pagas a una gran agencia 80.000 $ por un proyecto, 30.000 $ de eso van a las personas que realmente construyen tu software.

Las agencias pequeñas tienen menos gastos generales. Nosotros cobramos precios fijos por proyecto. La mayoría de nuestros proyectos oscilan entre 8.000 $ y 50.000 $. Una parte mayor de lo que pagas se destina directamente a la construcción de tu producto.

Pero más barato no significa barato. Si alguien te presupuesta 3.000 $ por una herramienta interna personalizada, o está construyendo algo a partir de una plantilla que no se ajustará a tus necesidades, o te golpeará con órdenes de cambio que triplicarán el coste. Hemos escrito sobre lo que realmente afecta el coste de estos proyectos si quieres el desglose completo.

Qué sucede después del lanzamiento

Las grandes agencias suelen tener equipos de soporte dedicados. Obtienes un sistema de tickets, SLA y tiempos de respuesta garantizados.

Las agencias pequeñas gestionan el soporte de manera diferente. Ofrecemos una tarifa mensual para mantenimiento y soporte continuos. Nos envías un mensaje directamente cuando algo necesita ser arreglado o cambiado. Los tiempos de respuesta son rápidos porque no estás en una cola detrás de otros 30 clientes. Pero tampoco tenemos una mesa de soporte 24/7. Si algo se rompe a las 2 AM de un domingo, esperarás hasta el lunes por la mañana.

Para la mayoría de las herramientas internas y productos SaaS, eso está bien. No son sistemas hospitalarios. Unas horas de inactividad en un fin de semana no hundirán tu negocio. Pero si necesitas soporte verdaderamente ininterrumpido, eso es un punto a favor de una agencia más grande.

Preguntas que debes hacer antes de contratar cualquier agencia

Ya sea que elijas una agencia pequeña o grande, haz estas preguntas antes de firmar nada.

¿Quién exactamente construirá mi software?

No la empresa. Las personas reales. Pide conocerlas.

¿Qué sucede si el proyecto tarda más de lo estimado?

‍Obtén esto por escrito. El desvío del alcance ocurre, y alguien debe asumir los costes.

¿Puedo ver algo funcionando dentro de las primeras dos semanas?

Si la respuesta es no, pregunta por qué. Dos semanas es tiempo suficiente para tener un prototipo o al menos un modelo de datos funcional.

¿Cómo es el soporte después del lanzamiento y cuánto cuesta?

No asumas que está incluido. Normalmente no lo está, en ninguna agencia, sin importar su tamaño.

¿Puedo hablar con un cliente reciente?

No un testimonio en el sitio web. Una persona real a la que puedas llamar. Consulta nuestros casos de estudio para ver el tipo de trabajo que hacemos, pero también pide una referencia con la que puedas hablar directamente.

Conclusión

Una agencia pequeña no es mejor que una agencia grande. Es diferente. Obtienes un acceso más directo, un tiempo de respuesta más rápido y menores costes generales. Renuncias a la profundidad de equipo, a procesos pulcros y a una infraestructura de soporte ininterrumpido.

Para una empresa de 25 personas que necesita una herramienta interna de 30.000 $ construida en seis semanas, una agencia pequeña es casi siempre la mejor opción. Para una empresa de 500 personas que necesita una plataforma empresarial con 14 integraciones y un equipo de soporte dedicado, no lo es.

La mayoría de las empresas con las que trabajamos caen en la primera categoría. Si la tuya también lo hace, puedes ver lo que hemos construido y decidir por ti mismo.