Cómo trabajar con una agencia de software: Qué esperar y cómo prepararse

Has decidido contratar una agencia de software para construir tu herramienta interna o producto SaaS. El contrato está a punto de firmarse, o ya está firmado. Ahora la pregunta que realmente importa: ¿cómo trabajar con ellos para obtener un buen resultado?

La mayoría de los proyectos de software salen mal no porque la agencia no pueda construir. Salen mal porque la relación de trabajo no se establece correctamente desde el principio. El resumen es vago. El cliente desaparece durante dos semanas a mitad de la construcción. El alcance se expande cada viernes. La entrega se omite.

Dirijo una pequeña agencia de software. Llevamos siete años construyendo herramientas internas y productos SaaS. Lo que sigue es una guía directa: qué esperar de tu agencia, cómo establecer la relación para que el proyecto realmente se entregue, y en qué se diferencia trabajar con una agencia pequeña de una grande.

Hablas con la persona que construye tu software

En una agencia grande, la persona con la que hablas en la llamada de ventas no es la persona que construye tu producto. Hablas con un gestor de cuentas. Este habla con un gestor de proyectos. El gestor de proyectos habla con un desarrollador. Tus requisitos pasan por dos o tres personas, y los detalles se pierden en cada traspaso.

 En una agencia pequeña, la persona en la llamada suele ser la persona que escribe el código.

Cuando un distribuidor mayorista se acercó a nosotros con un problema de seguimiento de inventario, yo estuve en la llamada de descubrimiento y estuve revisando su hoja de cálculo la misma semana.

Cuando el cliente dijo que necesitaba ver la cantidad por almacén, no solo la cantidad total, eso fue directamente al alcance del proyecto. Sin ticket. Sin dos semanas de espera.

Si menos personas están involucradas en el proceso, hay menos oportunidades de malentendidos, lo que ayuda a mantener todo en marcha.

El cronograma es más rápido (normalmente)

Las grandes agencias tienen procesos. Formularios de admisión. Reuniones de inicio. Planificación de sprints. Priorización de backlog. Actualizaciones de estado. Retrospectivas. Todo eso existe por una buena razón cuando tienes 15 desarrolladores trabajando en diferentes partes de un proyecto.

Cuando tienes un equipo pequeño, la mayor parte de esa sobrecarga desaparece.

Normalmente, pasamos de un contrato firmado a un prototipo funcional en dos semanas. Entrega completa en cuatro a ocho semanas. Un proyecto comparable en una agencia más grande tarda de 12 a 16 semanas debido a la sobrecarga de coordinación, no porque el trabajo en sí tarde más.

Una empresa de educación acudió a nosotros después de recibir un presupuesto de 14 semanas de una agencia de software más grande. Nosotros entregamos en cinco semanas.

El alcance era idéntico. La diferencia fue que no teníamos tres capas de Project Managers entre el cliente y el código.

Dicho esto, un equipo pequeño solo puede trabajar en un número limitado de proyectos a la vez. Si estamos ocupados, esperas. Una agencia más grande puede empezar antes porque tiene más gente para dedicarle.

Así que “más rápido” viene con un asterisco. Más rápido una vez que empezamos, pero la fecha de inicio depende de la disponibilidad.

Obtienes opiniones honestas, no seguras

Las grandes agencias de software están optimizadas para la retención de clientes. Quieren que el contrato se renueve. Pueden dudar en decirte que tu idea podría no funcionar, que podrías estar haciendo demasiado, o que la característica costará $15,000 y solo se usará un par de veces.

Una agencia pequeña no tiene una cuota de ventas que proteger. He convencido a clientes de no construir cosas. Más de una vez.

Una empresa de servicios de campo quería que construyéramos un sistema de programación personalizado desde cero. Después de analizar su flujo de trabajo real, les dije que usaran Calendly para la programación y que nos dejaran construir la herramienta de seguimiento y reporte de trabajos. Eso les ahorró unos $20K y les permitió tener un producto funcional tres semanas antes.

 Esto suena como si te estuviera vendiendo algo al decir que no te vendo cosas. Pero la reputación de una agencia pequeña depende de proyectos que realmente funcionan. Cada cliente importa. No podemos permitirnos entregar algo que acumule polvo porque fuimos demasiado educados para oponernos durante la planificación.

No tendrás un desarrollador junior aprendiendo en tu proyecto

En una agencia grande, el desarrollador senior diseña el sistema y luego un desarrollador junior construye la mayor parte. La persona senior revisa periódicamente. Si tienes suerte, revisan el código antes de que se envíe. Si no, ya han pasado a la siguiente llamada de ventas.

En una agencia pequeña, no hay dónde esconder el trabajo junior. Cada persona del equipo construye software de producción todos los días. La persona que diseña tu sistema es también quien lo construye.

Si tu proyecto necesita algo más allá de nuestra experiencia principal, te lo haremos saber. Hemos referido proyectos a otros equipos cuando el encaje no era el adecuado. Ese es un lujo que las grandes agencias no tienen porque su modelo de negocio les exige decir sí a todo.

La comunicación es directa, a veces demasiado directa

No recibirás informes de estado semanales pulidos con indicadores verdes/amarillos/rojos y actualizaciones cuidadosamente redactadas que hagan que todo parezca ir según lo previsto.

Recibirás un mensaje de Slack que dice: “La API de tu sistema de contabilidad está devolviendo datos basura. Aquí tienes una captura de pantalla. ¿Puedes consultar con tu proveedor?”. Recibirás un video de Loom que te mostrará el progreso de la construcción. Obtendrás una respuesta honesta cuando algo esté tardando más de lo esperado y por qué.

Algunos clientes quieren saber exactamente qué está pasando y hablar con la persona que está haciendo el trabajo. Otros clientes quieren la experiencia pulida.

Si quieres un informe pulido, una agencia pequeña no es la opción adecuada. No vamos a añadir un gestor de proyectos para que la comunicación parezca más profesional. El salario de ese gestor de proyectos termina en tu factura, y no escribe ni una sola línea de código.


El precio funciona de manera diferente

Las grandes agencias cobran entre $150 y $300 por hora. Necesitan hacerlo porque cubren gestores de cuentas, gestores de proyectos, espacio de oficina, equipos de ventas y presupuestos de marketing. Cuando pagas a una gran agencia $80K por un proyecto, $30K de eso van a las personas que realmente construyen tu software.

Las agencias pequeñas tienen menos gastos generales. Cobramos precios fijos por proyecto. La mayoría de nuestros proyectos oscilan entre $8K y $50K. Una parte mayor de lo que pagas se destina directamente a la construcción de tu producto.

Pero más barato no significa económico. Si alguien te cotiza $3K por una herramienta interna personalizada, o está construyendo algo a partir de una plantilla que no se ajustará a tus necesidades, o te va a cobrar órdenes de cambio que triplicarán el costo. Hemos escrito sobre lo que realmente afecta el costo de estos proyectos si quieres el desglose completo.

Qué sucede después del lanzamiento

Las grandes agencias suelen tener equipos de soporte dedicados. Obtienes un sistema de tickets, SLAs y tiempos de respuesta garantizados.

Las agencias pequeñas manejan el soporte de manera diferente. Ofrecemos una tarifa mensual para mantenimiento y soporte continuos. Nos envías un mensaje directamente cuando algo necesita ser arreglado o cambiado. Los tiempos de respuesta son rápidos porque no estás en una cola detrás de otros 30 clientes. Pero tampoco tenemos un servicio de soporte 24/7. Si algo se rompe a las 2 AM de un domingo, tendrás que esperar hasta el lunes por la mañana.

Para la mayoría de las herramientas internas y productos SaaS, eso está bien. No son sistemas hospitalarios. Unas pocas horas de inactividad un fin de semana no hundirán tu negocio. Pero si necesitas soporte verdadero las 24 horas del día, eso es un punto a favor de una agencia más grande.

Preguntas que debes hacer antes de contratar cualquier agencia

Ya sea que elijas una agencia pequeña o grande, haz estas preguntas antes de firmar nada.

¿Quién exactamente construirá mi software?

No la empresa. Las personas reales. Pide conocerlas.

¿Qué sucede si el proyecto tarda más de lo estimado?

‍Obtén esto por escrito. El desvío del alcance ocurre, y alguien debe asumir los costos.

¿Puedo ver algo funcionando dentro de las primeras dos semanas?

Si la respuesta es no, pregunta por qué. Dos semanas es tiempo suficiente para tener un prototipo o al menos un modelo de datos funcional.

¿Cómo es el soporte después del lanzamiento y cuánto cuesta?

No asumas que esto está incluido. Normalmente no lo está, en ninguna agencia, sin importar su tamaño.

¿Puedo hablar con un cliente reciente?

No un testimonio en el sitio web. Una persona real a la que puedas llamar. Consulta nuestros casos de estudio para ver el tipo de trabajo que hacemos, pero también pide una referencia con la que puedas hablar directamente.

Conclusión

Una agencia pequeña no es mejor que una agencia grande. Es diferente. Obtienes un acceso más directo, un tiempo de respuesta más rápido y menores costos generales. Renuncias a la profundidad del equipo, a los procesos pulidos y a la infraestructura de soporte 24 horas al día.

Para una empresa de 25 personas que necesita una herramienta interna de $30K construida en seis semanas, una agencia pequeña es casi siempre la mejor opción. Para una empresa de 500 personas que necesita una plataforma empresarial con 14 integraciones y un equipo de soporte dedicado, no lo es.

La mayoría de las empresas con las que trabajamos caen en la primera categoría. Si la tuya también lo hace, puedes ver lo que hemos construido y decidir por ti mismo.

¿Listo para trabajar con nosotros? Construimos con WeWeb, Bubble y herramientas internas personalizadas — aquí te explicamos cómo nos involucramos.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la principal diferencia entre una agencia de software pequeña y una grande?

Con una agencia pequeña, hablas directamente con la persona que construye tu software. No hay gestores de cuentas ni gestores de proyectos entre tú y el desarrollador. Con una agencia grande, los detalles se filtran a través de múltiples capas antes de llegar al constructor. La desventaja es que las agencias pequeñas tienen menos profundidad de equipo y no tienen una infraestructura de soporte 24/7.

¿Son las agencias de software pequeñas menos fiables que las grandes?

No inherentemente. Las agencias pequeñas tienen mayores incentivos para cumplir. Su reputación depende de cada proyecto que asumen. No pueden ocultar un proyecto fallido detrás del volumen de su cartera. El riesgo con las agencias pequeñas es la capacidad: si están ocupadas, esperas. Las agencias grandes pueden empezar antes porque tienen más personal disponible.

¿Cuánto cobra típicamente una agencia de software pequeña?

La mayoría de las agencias pequeñas trabajan con precios fijos por proyecto en el rango de $8,000 a $50,000 para herramientas internas y productos SaaS típicos. Las agencias grandes facturan entre $150 y $300 por hora, lo que significa que un contrato de $80,000 podría destinar solo $30,000 a la construcción real una vez cubiertos los gastos generales. Las agencias pequeñas tienen menos gastos generales, por lo que una mayor parte de lo que pagas se destina al trabajo.

¿Qué tan rápido puede entregar una agencia pequeña en comparación con una grande?

Las agencias pequeñas suelen pasar de un contrato firmado a un prototipo en unas 2 semanas y la entrega completa en 4-8 semanas. Las agencias grandes a menudo tardan de 12 a 16 semanas para el mismo alcance debido a los procesos de admisión, la planificación de sprints y las aprobaciones internas. Un cliente obtuvo un presupuesto de 14 semanas de una agencia grande y la entrega en 5 semanas de una pequeña para el mismo proyecto.

¿Qué debo preguntar antes de contratar cualquier agencia de software?

Cinco preguntas que vale la pena hacer: Quién exactamente construirá, conoce a la persona real, no al equipo de ventas. Qué sucede si el proyecto tarda más de lo previsto. ¿Puedes ver algo funcionando en dos semanas? Cómo es el soporte después del lanzamiento y cuánto cuesta. ¿Puedes hablar directamente con un cliente reciente, no solo leer un testimonio?