Comment les PME automatisent leurs opérations sans disposer du budget nécessaire pour des logiciels d'entreprise

Chaque fois que je m’entretiens avec le PDG ou le directeur des opérations d’une entreprise en pleine croissance, la conversation se heurte au même obstacle. Ils savent que leurs opérations tiennent à peine debout. Ils savent que leur équipe passe trop de temps sur des tâches qui devraient être automatisées. Ils ont même une idée approximative de ce à quoi ressemblerait la solution.

Puis ils jettent un œil aux tarifs de Salesforce, SAP, NetSuite et du développement sur mesure proposé par une grande agence. Les montants commencent à six chiffres et ne font qu’augmenter. Ils ferment donc l’onglet, retournent à leurs feuilles de calcul et se disent qu’ils trouveront une solution quand leur entreprise sera plus grande.

C’est dans ce fossé entre « je sais que j’ai besoin de meilleurs systèmes » et « j’ai réellement les moyens de m’offrir de meilleurs systèmes » que la plupart des PME se retrouvent bloquées. Parfois pendant des années. J’ai vu des entreprises générant 15 millions de dollars de chiffre d’affaires gérer leurs opérations critiques sur Google Sheets parce qu’elles pensaient que l’alternative était un projet logiciel de 200 000 dollars. Ce n’est pas une fatalité.

Pourquoi les logiciels d’entreprise ne conviennent pas aux PME

Les outils d’entreprise sont conçus pour des sociétés comptant 500 ou 5 000 employés. La mise en œuvre à elle seule prend des mois. Il faut une équipe dédiée pour les gérer. Les frais de licence sont calculés pour des budgets comportant bien plus de zéros que le vôtre.

Mais le vrai problème n’est pas le coût. C’est l’adéquation. Les logiciels d’entreprise reposent sur des hypothèses concernant le fonctionnement de votre entreprise. Ils comportent des flux de travail rigides, des champs prédéfinis et une structure qui suppose que vous disposez de services aux frontières clairement délimitées et d’une équipe informatique à plein temps pour tout configurer.

Un distributeur en gros de 30 personnes ne fonctionne pas comme une entreprise du Fortune 500. Une entreprise de services sur le terrain comptant 45 employés n’a pas besoin de SAP. Elles ont besoin d’une solution qui corresponde à la façon dont leur équipe travaille réellement, avec ses particularités, ses chaînes de validation et ses besoins en matière de reporting.

J’ai vu des entreprises essayer d’adapter des outils d’entreprise à l’échelle des PME. Elles achètent le logiciel, passent six mois à le configurer, se rendent compte qu’il ne correspond toujours pas à leur flux de travail, puis créent des solutions de contournement sous forme de feuilles de calcul par-dessus le système d’entreprise qu’elles ont acheté pour éliminer justement ces solutions de contournement. Ce serait drôle si ce n’était pas si coûteux.

Les outils prêts à l’emploi couvrent peut-être 80 % de vos besoins. Le problème, c’est toujours ces 20 % restants. C’est là que réside votre avantage concurrentiel, et c’est la partie que les logiciels génériques ne peuvent pas atteindre.

À quoi ressemble réellement une automatisation abordable

Major est une agence de marketing Spotify basée en Europe. Elle gère les playlists de plus de 100 labels et studios. Elle connaissait une croissance rapide, mais ses opérations étaient chaotiques.

Les données des campagnes étaient stockées dans des feuilles de calcul distinctes. Chaque semaine, un membre de l’équipe passait des heures à extraire des chiffres de différentes sources et à assembler des rapports pour chaque label. Les labels eux-mêmes n’avaient pratiquement aucune visibilité sur les performances de leurs campagnes. Ils envoyaient un e-mail à Major, qui récupérait les données, les mettait en forme et les renvoyait. Multipliez cela par plus de 100 clients, et vous pouvez imaginer à quoi ressemblait la semaine de l’équipe.

La création de rapports à elle seule accaparait une part considérable de leur temps. Il s’agissait simplement de l’acte mécanique consistant à extraire des chiffres de feuilles de calcul et à les mettre dans un format lisible par les clients. Pas d’analyse, pas de stratégie, juste une gestion fastidieuse des données.

Et comme leur équipe était submergée par la création de rapports, elle ne pouvait pas accepter davantage de clients sans embaucher du personnel supplémentaire. Chaque nouveau label qu’ils intégraient signifiait davantage de feuilles de calcul, davantage de rapports, davantage d’e-mails. Leurs revenus augmentaient, mais pas leurs marges, car chaque dollar de chiffre d’affaires supplémentaire s’accompagnait d’une charge de travail manuel équivalente.

Ils n’avaient pas besoin de Salesforce. Ils n’avaient pas besoin d’une plateforme sur mesure à 150 000 $. Ils avaient besoin d’un tableau de bord où les labels pourraient se connecter, consulter les performances de leurs playlists en temps réel et cesser d’envoyer des e-mails à l’équipe de Major pour obtenir des mises à jour qui auraient dû être disponibles à la demande.

C’est exactement ce que nous avons construit. Les labels se connectent désormais, gèrent leurs playlists et consultent les résultats des campagnes sans que personne chez Major n’ait à lever le petit doigt. Le résultat : 80 % de temps en moins consacré aux rapports, plus de 25 000 € de croissance mensuelle, et Major peut désormais intégrer deux fois plus de clients sans augmenter ses effectifs. Le projet n’a pas coûté, de loin, le prix d’un logiciel d’entreprise. Et il a été mis en service en quelques semaines, pas en quelques trimestres.

L’approche qui fonctionne pour les entreprises de 3 à 30 millions de dollars

Il existe un juste milieu entre « ne rien faire » et « acheter SAP » dont la plupart des PME ignorent l’existence.

Commencez par déterminer quels processus méritent réellement un logiciel sur mesure. Ce n’est pas le cas de tous. Certaines tâches peuvent être gérées avec des outils prêts à l’emploi. D’autres peuvent être gérées avec des feuilles de calcul. Celles qui méritent d’être développées sont les tâches qui prennent le plus de temps, causent le plus d’erreurs ou affectent directement l’expérience de vos clients. Si vous ne savez pas où se situe cette limite, nous avons rédigé un guide complet pour déterminer quels processus méritent d’être automatisés.

Ensuite, ne développez que ce dont vous avez besoin. Un outil qui résout un problème coûteux. Pour Blomma, il s’agissait d’un centre d’opérations reliant les commandes, les stocks et la livraison. Pour Major, c’était un tableau de bord de reporting destiné aux clients. Aucun des deux n’avait besoin de 100 fonctionnalités. Ils avaient besoin des 10 bonnes.

La rapidité compte plus que la plupart des gens ne le pensent. La plupart de nos projets passent du coup d’envoi au lancement en environ 8 semaines. C’est une contrainte que nous imposons délibérément, car les projets qui s’éternisent pendant 6 mois ont tendance à échouer. La portée s’élargit, les exigences changent, les gens perdent confiance. J’ai vu plus de projets mourir parce qu’ils prenaient trop de temps que parce qu’ils avançaient trop vite. Un délai de six mois donne aux gens la permission de continuer à ajouter des fonctionnalités, de débattre sans fin des cas limites, de perfectionner des choses qui n’ont pas encore besoin d’être parfaites. Un délai de huit semaines engendre un autre type de conversation. Au lieu de « que devrions-nous ajouter d’autre ? », la question devient « que pouvons-nous supprimer tout en résolvant le problème principal ? ». C’est une bien meilleure question.

Et planifiez la prochaine version dès le premier jour. La première version ne sera pas parfaite. Elle gérera le flux de travail principal et réduira les plus grandes pertes de temps. Ensuite, une fois que votre équipe l’aura utilisée pendant quelques semaines, vous verrez ce qui doit être ajusté. Peut-être que le processus de validation a besoin d’une étape supplémentaire. Peut-être que le tableau de bord a besoin d’une vue différente. C’est normal. L’intérêt de développer rapidement n’est pas de créer une fois pour toutes et de s’en désintéresser. C’est de présenter rapidement quelque chose de concret à votre équipe afin de pouvoir l’améliorer en fonction de la façon dont elle l’utilise réellement, et non de la façon dont vous imaginiez qu’elle l’utiliserait.

La véritable comparaison des coûts

Pour une PME comptant entre 20 et 50 employés, les options se présentent comme suit :

Les logiciels d’entreprise (Salesforce, NetSuite, etc.) coûtent entre 50 000 et plus de 200 000 dollars la première année, licences, mise en œuvre et personnalisation comprises. Les coûts récurrents s’élèvent à 20 000 à 80 000 dollars par an. La mise en œuvre prend de 3 à 9 mois. Vous aurez besoin d’une personne pour la gérer à plein temps.

Embaucher un développeur en interne semble une bonne idée jusqu’à ce que l’on prenne en compte son salaire annuel de 80 000 à 150 000 dollars, plus les 3 à 6 mois nécessaires avant qu’il ne produise quoi que ce soit d’utile, plus les frais de gestion, plus le risque qu’il développe un système que lui seul comprend. J’ai discuté l’année dernière avec une entreprise qui avait embauché un développeur pour créer un outil interne. Il a fait un excellent travail. Puis il est parti. Personne dans l’équipe n’était capable de modifier quoi que ce soit dans le système qu’il avait créé. Ils ont fini par nous appeler pour le refaire entièrement.

Faire développer un outil sur mesure avec une petite agence comme la nôtre coûte entre 8 000 et 50 000 dollars par projet, est opérationnel en 6 à 10 semaines, et vous êtes propriétaire du résultat. Si vous souhaitez en savoir plus sur les facteurs qui influencent le prix, nous les détaillons dans notre guide sur les coûts des agences.

Le calcul est simple. Si vos processus manuels vous coûtent plus de 50 000 $ par an en temps perdu (et c’est le cas pour la plupart des PME en croissance), un projet ponctuel qui réduit ce coût de moitié est rentabilisé en quelques mois.

« On va le faire nous-mêmes »

J’entends souvent cela. « On va demander à notre responsable des opérations de créer quelque chose dans Airtable », ou « on va tout connecter avec Zapier ». Parfois, cela fonctionne. Si la tâche est simple, comme envoyer une notification Slack lorsqu’un formulaire est soumis, Zapier est parfait.

Mais j’ai vu trop d’entreprises essayer de bricoler 15 automatisations Zapier avec 3 bases Airtable et une feuille Google Sheet qui sert de pilier à l’ensemble de l’opération. Ça marche jusqu’à ce que ça ne marche plus. Et quand ça plante, personne ne sait où chercher parce que le « système » a été construit par morceaux par trois personnes différentes sur deux ans.

Il y a aussi une limite à ce que les outils DIY peuvent faire. Ils sont parfaits pour connecter deux applications. Ils sont incapables de gérer une logique métier complexe, comme « si cette commande dépasse 5 000 $ et que le client est de niveau 2, la transmettre au responsable régional pour approbation, sauf s’il s’agit d’une commande répétée des 30 derniers jours, auquel cas l’approuver automatiquement ». Les vraies entreprises ont des règles comme celle-ci. Zapier n’en a pas.

La question n’est pas de savoir si vous pouvez le créer vous-même. Il s’agit de savoir si vous voulez que vos opérations dépendent de quelque chose que seule une personne comprend. Pour la plupart des entreprises en croissance, la réponse devrait être non.

La plupart des PME pensent qu’elles n’ont que deux choix : s’accommoder de processus défaillants ou dépenser des sommes considérables pour les réparer. Il existe une troisième option, juste entre les deux, et pour les entreprises dont le chiffre d’affaires se situe entre 3 et 30 millions de dollars, c’est presque toujours la solution la plus judicieuse.

Si votre équipe passe des heures sur un travail qui ne devrait prendre que quelques minutes, la solution est plus simple et moins coûteuse que vous ne le pensez. Ce n’est pas gratuit, mais c’est beaucoup plus accessible que ce qu’on vous a laissé entendre.

*Vos outils doivent s’adapter à votre entreprise, et non l’inverse. *Réservez un appel de présentation gratuit