Build vs. Buy: Wann KMU massgeschneiderte interne Tools entwickeln sollten

Das werde ich in jedem Erstgespräch gefragt. Die Antwort hängt von spezifischen, leicht überprüfbaren Faktoren ab, und die meisten Unternehmen treffen die Entscheidung auf die gleiche, vorhersehbare Weise falsch.

Sie kaufen, wenn sie bauen sollten. Sie bauen, wenn sie kaufen sollten. Sie vergleichen den Listenpreis von Standardsoftware mit dem Angebot für eine kundenspezifische Entwicklung, ohne die Kosten zu berücksichtigen, die entstehen, wenn ein unpassendes Tool zum Laufen gebracht werden muss.

Es gibt auch ein Timing-Problem. Unternehmen ziehen den Eigenbau zu spät in Betracht. Sie haben bereits drei Tools gekauft, halb konfiguriert und Workarounds für die Lücken entwickelt. Jetzt sind sie so stark in das aktuelle Setup investiert, dass ein Neuanfang verschwenderisch erscheint. Also flicken sie weiter.

Wie die Build-vs-Buy-Entscheidung tatsächlich aussieht

PrepLadder ist ein gutes Beispiel, weil sie es zuerst mit Kaufen versucht haben. Es ist ein EdTech-Unternehmen, das Medizinstudenten bei der Prüfungsvorbereitung unterstützt, mit über 5 Millionen Nutzern ihrer App. Als ihr internes Team wuchs, benötigten sie Tools zur Koordination von Vertrieb, Marketing, Support und Content. Also kauften sie separate Tools für jede Funktion.

Ein Tool für Meetings. Ein weiteres für die Aufgabenverfolgung. Ein drittes für die Leistungsüberwachung. Ein viertes für etwas, an das ich mich wirklich nicht erinnern kann, denn als wir ins Spiel kamen, konnte selbst ihr Team nicht mehr nachvollziehen, was wo gespeichert war.

Vier Tools, keines verbunden, Daten über alle verstreut.

Fristen wurden verpasst, weil der Aufgaben-Tracker nicht mit dem Meeting-Tool synchronisiert war, sodass Aktionspunkte aus dem Montagsmeeting nie zu Aufgaben wurden. Der Vertrieb wollte sofortige Lead-Updates, musste aber warten, bis jemand die Zahlen manuell aus einem anderen System zog. Der Support benötigte die Kundenhistorie neben offenen Tickets, aber diese befanden sich an separaten Orten. Das Marketing wollte verfolgen, welche Kampagnen Leads generierten, aber die Daten waren zwischen zwei Tools ohne gemeinsame Kennung aufgeteilt.

Wir führten Workshops mit jeder Abteilung durch und dokumentierten 36 separate manuelle Aufgaben, die nur existierten, weil diese vier Tools nicht miteinander kommunizieren konnten. Das Kopieren von Lead-Daten von einer App in eine andere, das manuelle Überprüfen, ob eine Aufgabe erledigt wurde, durch Abgleich zweier Dashboards und das Neuerstellen desselben Berichts in einem anderen Format für ein anderes Team.

PrepLadder brauchte keine vier Tools. Sie brauchten eines. Wir bauten eine einzige Plattform, auf der der Vertrieb Lead-Updates in Echtzeit sieht, der Support die Ticket-Historie neben den Kundendaten sieht und das Marketing Live-Kampagnen-Dashboards erhält. Die 36 manuellen Aufgaben wurden auf null reduziert. Die vollständige Fallstudie finden Sie hier.

Kaufen Sie, wenn das Problem generisch ist

Standardsoftware ist die richtige Wahl, wenn Ihr Problem dem Problem aller anderen ähnelt. Sie müssen Marketing-E-Mails versenden, kaufen Sie E-Mail-Marketing-Tools. Sie benötigen ein CRM, um Kontakte durch eine Standard-Vertriebspipeline zu verfolgen, kaufen Sie ein CRM. Sie benötigen Projektmanagement mit Boards und Zeitleisten, kaufen Sie auch das.

Funktioniert die Software so, wie Sie arbeiten, oder müssen Sie Ihre Arbeitsweise ändern, um zur Software zu passen? Wenn Ersteres zutrifft, kaufen Sie. Wenn Letzteres zutrifft, werden Sie das nächste Jahr damit verbringen, gegen das Tool anzukämpfen. Wir haben über die Anzeichen geschrieben, dass Standardsoftware nicht mehr funktioniert, und der Wendepunkt ist, wenn Sie beginnen, Tabellenkalkulations-Workarounds zu erstellen, um die Lücken zu füllen.

Bauen Sie, wenn das Problem Ihres ist

Kundenspezifische Lösungen sind sinnvoll, wenn Ihr Workflow spezifische Regeln, spezifische Daten oder spezifische Übergaben hat, die kein Standardtool bewältigen kann. Das Vertriebsteam von PrepLadder benötigte Lead-Daten in Echtzeit, verknüpft mit Support-Tickets und Marketingkampagnen-Attribution, alles in derselben Ansicht. Kein Standardtool leistet das. Sie können drei Tools mit Zapier verbinden, aber dieses Setup ist fragil. Wenn etwas Unerwartetes passiert, könnte es leicht kaputtgehen.

Sie können drei Tools mit Zapier verbinden, aber dieses Setup ist fragil. Wenn etwas Unerwartetes passiert, könnte es leicht kaputtgehen.

Das andere Signal ist, wenn Sie bereits versucht haben zu kaufen. Sie haben ein Tool erworben, Monate mit der Konfiguration verbracht, und Ihr Team führt immer noch eine Tabelle, weil das Tool einen kritischen Teil ihres Workflows nicht bewältigen kann.

Das sehe ich ständig. Ein Unternehmen hat Salesforce, HubSpot, Monday oder was auch immer. Sie haben es so weit angepasst, wie es nur geht. Und es gibt immer noch ein Google Sheet mit 47 Tabs, das jemand jeden Morgen aktualisiert, bevor jemand anderes hereinkommt.

Unternehmen mit 20 bis 80 Mitarbeitern haben eine Mischung aus gekauften Tools, die unabhängig voneinander gut funktionieren, aber Lücken schaffen, wenn die Arbeit zwischen Abteilungen wechselt. Die Lücken sind der Ort, an dem manuelle Arbeit anfällt, und die manuelle Arbeit ist der Ort, an dem das Geld hingeht. Wenn Sie einen Rahmen für diese Entscheidung wünschen, haben wir einen Leitfaden geschrieben, der Ihnen hilft herauszufinden, welche Prozesse es wert sind, Tools dafür zu entwickeln.

Die Kostenfrage

Unternehmen vergleichen die Kosten für kundenspezifische Software (8.000 bis 50.000 US-Dollar für ein Projekt wie das von PrepLadder) mit der jährlichen Lizenz eines Standardtools (5.000 bis 30.000 US-Dollar pro Jahr). Kundenspezifische Lösungen wirken teurer. Aber sie berücksichtigen nicht die versteckten Kosten der manuellen Prozesse, die das Standardtool erzeugt. Diese 36 Aufgaben bei PrepLadder würden, wenn jede 10 Minuten pro Tag im gesamten Team in Anspruch nähme, über 70.000 US-Dollar pro Jahr an verschwendeter Arbeitszeit ausmachen.

Kundenspezifische Software ist eine einmalige Investition, die laufende Kosten eliminiert. Standardsoftware ist eine laufende Kostenposition, die manchmal zusätzliche laufende Kosten verursacht. 40.000 US-Dollar einmalig vs. 15.000 US-Dollar plus 70.000 US-Dollar manuelle Arbeit jedes Jahr.

Es ist auch selten alles oder nichts. Die meisten Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten, behalten ihre Standardtools für die Dinge, die diese Tools gut können. PrepLadder hat nicht alles über Bord geworfen. Die kundenspezifische Entwicklung schließt die Lücken zwischen den Tools, die Bereiche, in denen die Arbeit zwischen Abteilungen wechselt und Daten dorthin fließen müssen, wo die Standardtools sie nicht hinbringen können. Sie ersetzen nicht Ihren gesamten Stack. Sie füllen die Lücken darin.

Ich weiß, das klingt wie ein Verkaufsargument für kundenspezifische Entwicklung. Das ist es teilweise auch. Ich leite eine Agentur, die kundenspezifische Tools entwickelt, daher habe ich eine gewisse Voreingenommenheit. Aber ich rate Unternehmen auch, Standardsoftware zu kaufen, wenn das die richtige Antwort ist, denn etwas Kundenspezifisches zu bauen, wenn ein 50-Dollar-pro-Monat-Tool das Problem löst, ist Zeitverschwendung für alle. Die Entscheidung dreht sich darum, wo Ihre spezifischen Lücken sind und was diese Lücken Sie kosten.

Ihre Tools sollten für Ihr Unternehmen arbeiten, nicht umgekehrt. Buchen Sie ein kostenloses Erstgespräch.

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