自建 vs 购买：中小型企业何时应构建定制内部工具

我在每次发现性通话中都会被问到这个问题。答案取决于一些易于检查的具体事项，而大多数公司都会以同样可预测的方式做出错误的决定。

他们本该自建时却选择购买。他们本该购买时却选择自建。他们将现成软件的标价与定制开发的报价进行比较，却没有考虑到让不合适的工具发挥作用所需的成本。

还有一个时间问题。公司考虑自建时往往为时已晚。他们已经购买了三款工具，配置了一半，并为弥补不足之处构建了变通方案。现在他们对现有设置投入太多，以至于重新开始感觉很浪费。所以他们不断修补。

自建与购买的决策究竟是怎样的

PrepLadder 是一个很好的案例，因为他们最初尝试了购买。他们是一家教育科技公司，帮助医学生准备考试，其应用程序拥有超过500万用户。随着内部团队的壮大，他们需要工具来协调销售、营销、支持和内容部门。因此，他们为每个职能部门购买了单独的工具。

一个用于会议的工具。另一个用于任务跟踪。第三个用于绩效监控。第四个用于我实在记不清的东西，因为当我们介入时，甚至他们的团队也无法追踪什么数据在哪里。

四个工具，互不连接，数据散布在所有工具中。

截止日期被错过，因为任务跟踪器没有与会议工具同步，所以周一会议的行动项从未变成任务。销售部门希望即时获取潜在客户更新，但必须等待某人手动从不同系统拉取数据。支持部门需要客户历史记录和未解决的工单，但这些数据存在于不同的地方。营销部门希望跟踪哪些活动正在产生潜在客户，但数据分散在两个没有共享标识符的工具之间。

我们与每个部门进行了研讨，并记录了36项独立的、仅因这四个工具无法相互通信而存在的手动任务。例如，将潜在客户数据从一个应用程序复制到另一个，通过检查两个仪表板手动确认任务是否完成，以及为不同团队以不同格式重建相同的报告。

PrepLadder 不需要四个工具。他们只需要一个。我们构建了一个单一平台，销售部门可以实时查看潜在客户更新，支持部门可以查看工单历史记录和客户记录，营销部门可以获得实时活动仪表板。这36项手动任务全部消失了。完整案例研究请点击此处。

当问题是通用型时，选择购买

当你的问题看起来像其他所有人的问题时，现成软件是正确的选择。你需要发送营销邮件，就购买邮件营销工具。你需要一个CRM来通过标准销售流程跟踪联系人，就购买CRM。你需要带有看板和时间线的项目管理工具，也购买它。

软件是按照你的工作方式运行，还是你必须改变工作方式来适应软件？如果是前者，就购买。如果是后者，你将在接下来的一年里与这个工具作斗争。我们写过关于现成软件停止工作的迹象的文章，而转折点就是当你开始构建电子表格变通方案来填补空白时。

当问题是你的专属型时，选择自建

当你的工作流程有特定的规则、特定的数据或特定的交接，而任何现成工具都无法处理时，定制化才有意义。PrepLadder 的销售团队需要实时更新的潜在客户数据，并与支持工单和营销活动归因关联，所有这些都在同一个视图中。没有现成工具能做到这一点。你可以使用 Zapier 连接三个工具，但这种设置很脆弱。如果发生意外情况，它很容易崩溃。

你可以使用 Zapier 连接三个工具，但这种设置很脆弱。如果发生意外情况，它很容易崩溃。

另一个信号是当你已经尝试过购买。你购买了一个工具，花费数月进行配置，但你的团队仍然保留着一个电子表格，因为该工具无法处理他们工作流程中的某些关键部分。

我经常看到这种情况。一家公司拥有 Salesforce、HubSpot、Monday 或其他工具。他们已经将其定制到极致。但仍然有一个包含47个标签页的 Google Sheet，每天早上在其他人上班之前有人会更新它。

拥有20到80名员工的公司，通常会混合使用一些独立运行良好的购买工具，但当工作跨部门协作时，就会产生空白。这些空白正是手动工作存在的地方，而手动工作正是资金流失的地方。如果你想要一个做出这种判断的框架，我们写了一份指南来帮助你找出哪些流程值得构建工具。

成本问题

公司会将定制软件的成本（像 PrepLadder 这样的项目大约 $8K 到 $50K）与现成工具的年度许可费（每年 $5K 到 $30K）进行比较。定制看起来更贵。但他们没有计算现成工具所产生的手动流程的隐藏成本。PrepLadder 的那36项任务，如果团队中每项任务每天花费10分钟，每年将浪费超过 $70K 的劳动力成本。

定制软件是一次性投资，可以消除持续性成本。现成软件是持续性成本，有时还会产生额外的持续性成本。一次性 $40K 与每年 $15K 加上 $70K 的手动工作。

这也很少是全有或全无的。我们合作的大多数公司都会保留那些现成工具擅长处理的部分。PrepLadder 并没有完全抛弃所有东西。定制构建处理的是工具之间的空白，即工作跨部门协作且数据需要流向现成工具无法处理的地方。你不是要替换整个技术栈。你只是在填补其中的漏洞。

我意识到这听起来像是定制构建的销售宣传。它确实有部分是。我经营一家构建定制工具的机构，所以我存在偏见。但当购买现成工具是正确答案时，我也会告诉公司去购买，因为当一个每月 $50 的工具就能解决问题时，定制构建是浪费所有人的时间。这个决定关乎你的具体空白在哪里，以及这些空白给你带来了什么成本。

你的工具应该为你的业务服务，而不是反过来。预约免费介绍电话。

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