Desarrollar vs Comprar: Cuándo las PYMES deberían desarrollar herramientas internas personalizadas

Me preguntan esto en cada llamada de descubrimiento. La respuesta depende de cosas específicas que son fáciles de verificar, y la mayoría de las empresas se equivocan en la decisión de las mismas maneras predecibles.

Compran cuando deberían construir. Construyen cuando deberían comprar. Comparan el precio de lista del software estándar con el presupuesto de desarrollo personalizado sin tener en cuenta el costo de hacer funcionar una herramienta que no se ajusta bien.

También hay un problema de tiempo. Las empresas consideran construir demasiado tarde. Ya han comprado tres herramientas, las han configurado a medias y han creado soluciones provisionales para las deficiencias. Ahora están tan involucradas en la configuración actual que empezar de nuevo parece un desperdicio. Así que siguen parcheando.

Cómo se ve realmente la decisión de construir vs. comprar

PrepLadder es un buen caso porque primero intentaron comprar. Son una empresa de edtech que ayuda a estudiantes de medicina a prepararse para exámenes, con más de 5 millones de usuarios en su aplicación. A medida que su equipo interno crecía, necesitaban herramientas para coordinar ventas, marketing, soporte y contenido. Así que compraron herramientas separadas para cada función.

Una herramienta para reuniones. Otra para el seguimiento de tareas. Una tercera para la monitorización del rendimiento. Una cuarta para algo que sinceramente no puedo recordar porque, cuando nos involucramos, ni siquiera su equipo podía seguir el rastro de dónde estaba cada cosa.

Cuatro herramientas, ninguna conectada, datos dispersos en todas ellas.

Se incumplieron plazos porque el rastreador de tareas no se sincronizaba con la herramienta de reuniones, por lo que los elementos de acción de la reunión del lunes nunca se convirtieron en tareas. Ventas quería actualizaciones instantáneas de leads, pero tenía que esperar a que alguien extrajera los números de un sistema diferente manualmente. Soporte necesitaba el historial del cliente junto con los tickets abiertos, pero estos residían en lugares separados. Marketing quería rastrear qué campañas estaban generando leads, pero los datos estaban divididos entre dos herramientas sin un identificador compartido.

Realizamos talleres con cada departamento y documentamos 36 tareas manuales separadas que existían solo porque estas cuatro herramientas no podían comunicarse entre sí. Copiar datos de leads de una aplicación a otra, verificar manualmente si una tarea se completó revisando dos paneles, y reconstruir el mismo informe en un formato diferente para un equipo diferente.

PrepLadder no necesitaba cuatro herramientas. Necesitaba una. Construimos una única plataforma donde ventas ve las actualizaciones de leads en tiempo real, soporte ve el historial de tickets junto con los registros de clientes, y marketing obtiene paneles de campañas en vivo. Las 36 tareas manuales se redujeron a cero. Estudio de caso completo aquí.

Compra cuando el problema es genérico

El software estándar es la elección correcta cuando tu problema se parece al problema de todos los demás. Necesitas enviar correos electrónicos de marketing, compra herramientas de email marketing. Necesitas un CRM para rastrear contactos a través de un pipeline de ventas estándar, compra un CRM. Necesitas gestión de proyectos con tableros y cronogramas, compra eso también.

¿El software funciona de la manera en que tú trabajas, o tienes que cambiar tu forma de trabajar para adaptarte al software? Si es lo primero, compra. Si es lo segundo, pasarás el próximo año luchando contra la herramienta. Escribimos sobre las señales de que el software estándar ha dejado de funcionar, y el punto de inflexión es cuando empiezas a construir soluciones provisionales en hojas de cálculo para llenar las lagunas.

Construye cuando el problema es tuyo

Lo personalizado tiene sentido cuando tu flujo de trabajo tiene reglas específicas, datos específicos o traspasos específicos que ninguna herramienta estándar fue diseñada para manejar. El equipo de ventas de PrepLadder necesitaba datos de leads actualizados en real time, vinculados a tickets de soporte y atribución de campañas de marketing, todo en la misma vista. Ninguna herramienta estándar hace eso. Puedes conectar tres herramientas usando Zapier, pero esta configuración es frágil. Si algo inesperado sucede, podría romperse fácilmente.

Puedes conectar tres herramientas usando Zapier, pero esta configuración es frágil. Si algo inesperado sucede, podría romperse fácilmente.

La otra señal es cuando ya has intentado comprar. Has adquirido una herramienta, has pasado meses configurándola, y tu equipo todavía mantiene una hoja de cálculo, porque la herramienta no puede manejar alguna parte crítica de su flujo de trabajo.

Veo esto constantemente. Una empresa tiene Salesforce, HubSpot, Monday, o lo que sea. Lo han personalizado hasta donde ha sido posible. Y todavía hay una Hoja de Google con 47 pestañas que alguien actualiza cada mañana antes de que llegue el resto.

Las empresas con entre 20 y 80 empleados tienen una mezcla de herramientas compradas que funcionan bien de forma independiente, pero crean brechas cuando el trabajo cruza entre departamentos. Las brechas son donde reside el trabajo manual, y el trabajo manual es donde se va el dinero. Si quieres un marco para tomar esa decisión, escribimos una guía para ayudarte a descubrir qué procesos vale la pena automatizar con herramientas.

La cuestión del costo

Las empresas comparan el costo del software personalizado (de $8K a $50K para un proyecto como el de PrepLadder) con la licencia anual de una herramienta estándar (de $5K a $30K al año). Lo personalizado parece más caro. Pero no están contando el costo oculto de los procesos manuales que crea la herramienta estándar. Esas 36 tareas en PrepLadder, si cada una tomara 10 minutos al día en todo el equipo, sumarían más de $70K al año en mano de obra desperdiciada.

El software personalizado es una inversión única que elimina un costo continuo. El software estándar es un costo continuo que a veces crea costos continuos adicionales. $40K una vez vs $15K más $70K en trabajo manual cada año.

Tampoco es raro que sea todo o nada. La mayoría de las empresas con las que trabajamos mantienen sus herramientas estándar para las cosas que esas herramientas hacen bien. PrepLadder no desechó todo. La construcción personalizada maneja las brechas entre las herramientas, las partes donde el trabajo cruza entre departamentos y los datos necesitan fluir a algún lugar al que las herramientas estándar no pueden llevarlos. No estás reemplazando toda tu pila tecnológica. Estás llenando los huecos en ella.

Me doy cuenta de que esto suena como un argumento de venta para construir soluciones personalizadas. En parte lo es. Dirijo una agencia que construye herramientas personalizadas, así que tengo un sesgo. Pero también les digo a las empresas que compren software estándar cuando esa es la respuesta correcta, porque construir algo personalizado cuando una herramienta de $50/mes resuelve el problema es una pérdida de tiempo para todos. La decisión se trata de dónde están tus brechas específicas y cuánto te cuestan esas brechas.

Tus herramientas deben funcionar para tu negocio, no al revés. Reserva una llamada de introducción gratuita.