Wann Sie eine Softwareagentur oder einen Entwickler für Ihre Software beauftragen sollten

Irgendwann stößt jedes Unternehmen an dieselbe Wand. Die Tabellenkalkulationen funktionieren nicht mehr. Die Standard-SaaS-Lösungen passen nicht ganz. Sie brauchen etwas Maßgeschneidertes. Und die erste Frage ist immer dieselbe: Stellen wir einen Entwickler oder eine Agentur ein?

Die meisten Ratschläge zu diesem Thema stammen von Agenturen, die ihre Dienstleistungen verkaufen wollen, oder von freiberuflichen Entwicklern, die ihre Arbeit bewerben. Beachten Sie dies also bei allen Informationen (einschließlich dieser).

Was ich Ihnen bieten kann, sind 8 Jahre Erfahrung, in denen ich Unternehmen bei dieser Entscheidung beobachtet habe – manchmal richtig, manchmal nicht. Ich habe gesehen, wie Unternehmen einen Entwickler eingestellt haben, obwohl sie eine Agentur hätten beauftragen sollen. Ich habe das Gegenteil gesehen. Und ich habe gesehen, wie Unternehmen in verschiedenen Phasen beides getan und dabei hervorragende Ergebnisse erzielt haben. Die richtige Antwort hängt davon ab, was Sie tatsächlich bauen, wie schnell Sie es benötigen und was nach der Veröffentlichung passiert.

Der Vollzeit-Entwickler

Einen Entwickler einzustellen bedeutet, jemanden in Ihr Team zu holen. Er lernt Ihr Geschäft, Ihre Daten, Ihre Prozesse kennen. Mit der Zeit wird er die Person, die weiß, wie alles funktioniert.

Ein guter Entwickler, der interne Tools und Unternehmenssoftware entwickeln kann, verdient zwischen 85.000 und 140.000 US-Dollar. Rechnet man Sozialleistungen, Ausrüstung, Rekrutierungskosten und Managementzeit hinzu, belaufen sich die jährlichen Gesamtkosten auf 110.000 bis 180.000 US-Dollar. Und das, bevor überhaupt etwas gebaut wurde.

Die Einarbeitungszeit ist ein Punkt, den man oft vergisst, in Budgets einzubeziehen. Wenn ein neuer Entwickler anfängt, verbringt er in der Regel die ersten 2 bis 4 Monate damit, Ihr Geschäft, Ihre Systeme und Ihre Daten kennenzulernen. Obwohl er in dieser Zeit arbeitet und lernt, baut er das Tool, für das er eingestellt wurde, noch nicht tatsächlich.

Ein Logistikunternehmen, das ich kenne, stellte einen Entwickler ein, um ein Auftragsverfolgungssystem zu entwickeln. Der Entwickler brauchte zwei Monate, um zu verstehen, wie deren Angebots-, Versand- und Rechnungsprozesse miteinander verbunden waren, bevor er etwas entwerfen konnte. Das Tool funktionierte bei der Auslieferung, aber das Unternehmen wartete vier Monate vom Einstellungsdatum bis zur funktionierenden Software.

Der andere Punkt ist, dass ein einzelner Entwickler ein Single Point of Failure ist. Wenn er geht, geht alles, was er gebaut hat, mit ihm (zumindest in seinem Kopf). Die Einarbeitung der nächsten Person wird Monate dauern. Wenn er während einer entscheidenden Phase zwei Wochen lang krank wird, bleibt das Projekt stecken.

Die Einstellung eines Vollzeit-Entwicklers ist sinnvoll, wenn

Sie fortlaufende Software-Anforderungen haben, die jemanden 40 Stunden pro Woche, jede Woche, für mindestens ein Jahr beschäftigen werden. Sie ein Produkt entwickeln, das eine kontinuierliche Weiterentwicklung erfordert. Nicht ein einmaliges Tool. Sie bereit sind, 3 bis 5 Monate zu investieren, bevor Sie echte Ergebnisse sehen. Und Sie jemanden in Ihrem Team haben, der einen Entwickler managen, dessen Arbeit überprüfen und technische Entscheidungen treffen kann. Dieser letzte Punkt ist wichtiger, als viele Leute erkennen.

Wenn niemand in Ihrem Unternehmen beurteilen kann, ob der Entwickler gute architektonische Entscheidungen trifft, werden Sie ein Problem erst dann erkennen, wenn die Software unter realer Nutzung zusammenbricht.

Die Agentur

Eine Agentur stellt Ihnen ein Team für einen festgelegten Zeitraum zur Verfügung. Das Projekt wird konzipiert, gebaut und geliefert. Dann endet die Zusammenarbeit (oder geht in die Wartung über).

Die Kostenstruktur ist völlig anders. Sie zahlen für ein Ergebnis, nicht für ein Gehalt. Die meisten Projekte für interne Tools in unserer Agentur liegen zwischen 8.000 und 50.000 US-Dollar und werden in 4 bis 8 Wochen geliefert. Keine Sozialleistungen. Keine Rekrutierungsgebühren. Keine monatelange Einarbeitung.

Eine Agentur bringt auch Erfahrungen mit, die Sie von einer einzelnen Einstellung nicht bekommen können. Wir haben über 50 interne Tools in den Bereichen Logistik, Großhandel, Außendienst, Bildung und einem Dutzend anderer Branchen entwickelt. Wenn ein Großhändler uns sagt, dass er den Lagerbestand in drei Lagern mit unterschiedlichen SKU-Formaten verfolgen muss, haben wir dieses Problem bereits gelöst. Eine neue Einstellung hat das nicht. Er wird es irgendwann herausfinden, aber Sie zahlen für seine Lernkurve.

Der Kompromiss ist, dass eine Agentur wieder geht. Wir bauen es, wir übergeben es, und wenn Sie keinen Wartungsvertrag haben, gehen wir zum nächsten Projekt über. Sie bekommen niemanden, der in Ihrem Büro sitzt und einen Fehler in 20 Minuten beheben kann. Sie bekommen ein Team, das während der Geschäftszeiten verfügbar ist, innerhalb eines Tages antwortet und Änderungen nach einem Zeitplan bearbeitet.

Eine Agentur ist sinnvoll, wenn

Sie ein spezifisches Projekt mit einem klaren Umfang haben. Dieses Tool bauen. Diese Systeme verbinden. Diesen Prozess automatisieren. Sie brauchen es in Wochen, nicht in Monaten. Sie möchten keinen Entwickler managen oder technische Entscheidungen treffen. Und Sie haben nicht 40 Stunden pro Woche an fortlaufender Entwicklungsarbeit, um ein Vollzeitgehalt zu rechtfertigen.

Vergleich eines Angestellten und einer Agentur

Auf dem Papier sieht der Entwickler billiger aus.

„140.000 US-Dollar pro Jahr geteilt durch 2.000 Stunden sind 70 US-Dollar pro Stunde, und die Agentur berechnet 150 US-Dollar pro Stunde, also ist der Entwickler halb so teuer.“ Diese Rechnung ist aus drei Gründen falsch.

Erstens ist ein Entwickler nicht 2.000 Stunden im Jahr produktiv. Zwischen Einarbeitung, Meetings, Kontextwechsel und bezahlter Freistellung erhalten Sie im ersten Jahr vielleicht 1.200 bis 1.400 Stunden tatsächliche Entwicklungszeit. Im zweiten Jahr wahrscheinlich 1.500 bis 1.600.

Zweitens stellt die Agentur Ihnen keine 2.000 Stunden in Rechnung. Ein 30.000-Dollar-Projekt kann 200 bis 300 Stunden Agenturzeit in Anspruch nehmen. Sie zahlen für das Projekt, nicht für ein Jahr im Leben eines Menschen.

Drittens, und das ist der Punkt, den die Leute völlig übersehen: Was kostet das Warten?

Wenn eine Agentur in 6 Wochen liefert und ein Entwickler in 5 Monaten (einschließlich Einarbeitung), beträgt der Unterschied etwa 3 Monate. Drei Monate, in denen Ihr Team immer noch Dinge manuell erledigt. Immer noch Fehler macht und immer noch Freitagnachmittage damit verbringt, Daten in Tabellenkalkulationen abzugleichen.

Für ein Unternehmen mit 30 Mitarbeitern kosten diese manuellen Prozesse leicht 3.000 bis 8.000 US-Dollar pro Monat an verschwendeter Arbeitszeit. Drei zusätzliche Monate davon sind 9.000 bis 24.000 US-Dollar. Addieren Sie das zum Gehalt des Entwicklers, und die Berechnung sieht ganz anders aus.

Der hybride Ansatz

Beauftragen Sie eine Agentur, um Version eins zu erstellen. Lassen Sie sie in 6 Wochen ausliefern. Beginnen Sie, sie zu nutzen. Finden Sie heraus, was Sie tatsächlich brauchen, im Gegensatz zu dem, was Sie dachten, Sie bräuchten (immer anders). Dann, sechs Monate später, wenn Sie fortlaufende Feature-Anfragen und genügend Entwicklungsarbeit haben, um es zu rechtfertigen, stellen Sie einen Entwickler ein, um das Gebaute zu warten und zu erweitern.

Der Entwickler beginnt mit einem funktionierenden System anstelle eines leeren Blattes. Er hat eine Codebasis zum Studieren. Er hat Benutzer, die ihm sagen können, was funktioniert und was nicht. Seine Einarbeitungszeit ist halb so lang, weil die schwierigen Entscheidungen bereits getroffen wurden.

Ein Bildungsunternehmen, mit dem wir zusammengearbeitet haben, tat genau das. Wir haben ihr Studenten-Koordinations-Tool in fünf Wochen gebaut. Sie nutzten es acht Monate lang. Dann stellten sie einen Teilzeitentwickler ein, um Funktionen und Integrationen hinzuzufügen, wenn Bedarf entstand. Dieser Entwickler war in seiner zweiten Woche produktiv, weil das System bereits dokumentiert und in Betrieb war. Vergleichen Sie das mit einem Entwickler, der bei Null anfängt, und der Unterschied beträgt Monate. Mehr über dieses Projekt erfahren Sie in unseren Fallstudien.

Fragen, die Sie sich stellen sollten

Habe ich ein spezifisches Projekt oder fortlaufende Entwicklungsbedürfnisse?

Wenn Sie genau beschreiben können, was Sie bauen müssen und es einen klaren Endpunkt hat, beauftragen Sie eine Agentur. Wenn Sie denken: „Wir brauchen jemanden, der unbegrenzt Dinge für uns baut“, stellen Sie einen Entwickler ein.

Wie schnell brauche ich das?

Wenn die Antwort „gestern“ lautet, gewinnt die Agentur jedes Mal. Die Einstellung eines Entwicklers dauert 4 bis 8 Wochen für die Rekrutierung, dann Monate für die Einarbeitung. Eine Agentur kann nächste Woche anfangen.

Kann jemand in meinem Team einen Entwickler managen?

Wenn niemand in Ihrem Unternehmen Code bewerten, Architektur-Entscheidungen treffen oder einen technischen Backlog priorisieren kann, wird ein Solo-Entwickler Schwierigkeiten haben. Er braucht jemanden, dem er berichten kann und der versteht, was er tut. Eine Agentur managt sich selbst.

Wie hoch ist mein Budget?

Ein Entwickler hat feste monatliche Kosten, egal ob er baut oder untätig ist. Eine Agentur ist eine einmalige Kosten pro Projekt. Wenn Sie ein Budget von 30.000 US-Dollar für ein bestimmtes Tool haben, beauftragen Sie eine Agentur. Wenn Sie jährlich 120.000 US-Dollar zugewiesen haben und immer Arbeit zu erledigen haben werden, könnte ein Entwickler mehr Sinn machen.

Was passiert, nachdem das Tool gebaut wurde?

Wenn Sie jemanden brauchen, der es Vollzeit wartet, erweitert und unterstützt, bietet Ihnen ein Entwickler das. Wenn Sie gelegentliche Updates und Fehlerbehebungen benötigen, ist ein Wartungsvertrag mit einer Agentur günstiger und einfacher.

Die falschen Gründe, sich für eines von beiden zu entscheiden

Stellen Sie keinen Entwickler ein, weil Sie denken, es sei langfristig billiger, ohne die Zahlen tatsächlich zu überprüfen. Für die meisten KMU mit einem Umsatz von 3 bis 30 Millionen US-Dollar ist ein maßgeschneidertes Tool ein Projekt, keine dauerhafte Funktion. Sie brauchen keinen Vollzeit-Entwickler, genauso wenig wie Sie einen Vollzeit-Elektriker brauchen.

Beauftragen Sie keine Agentur, weil Sie Angst vor Bindung haben. Wenn Sie tatsächlich Entwicklungsarbeit für ein ganzes Jahr haben, wird eine Agentur, die dies Projekt für Projekt erledigt, mehr kosten als eine gute Vollzeitkraft.

Stellen Sie weder das eine noch das andere ein, bevor Sie das Problem, das Sie lösen wollen, klar beschreiben können.