PrepLadder
El equipo de PrepLadder utilizaba 4 herramientas diferentes, lo que generaba confusión y plazos incumplidos. Desarrollamos una única plataforma sencilla que lo consolidó todo y simplificó el seguimiento de las tareas.
Contexto
PrepLadder ayuda a estudiantes de medicina a preparar sus exámenes en India, con más de 5 millones de usuarios en su plataforma. A medida que el equipo interno crecía, las herramientas no lo acompañaban. Ventas gestionaba los leads en un sistema. Soporte registraba los tickets en otro. Marketing gestionaba sus campañas en un tercero. Cuando se cerraba una venta, Soporte no se enteraba hasta que alguien se acordaba de mandar un mensaje por Slack. El equipo identificó 36 tareas manuales que solo existían porque los datos no estaban conectados entre sistemas. Se incumplían plazos. El contexto se perdía en los traspasos. Cuanto más crecía el equipo, más tiempo se dedicaba a gestionar herramientas en lugar de hacer el trabajo real.
Encontramos datos dispersos en cuatro herramientas diferentes. A través de talleres, identificamos 36 tareas que ralentizaban a los equipos, como la copia de datos entre aplicaciones. Documentamos lo que cada equipo necesitaba. Ventas quería actualizaciones instantáneas de leads. Soporte necesitaba el historial del cliente con los tickets. Marketing quería un seguimiento sencillo de las campañas. Creamos maquetas en Figma que mostraban paneles donde todos los equipos podían trabajar en un solo lugar. PrepLadder revisó y proporcionó comentarios. Construimos el backend utilizando Supabase para conectar sus fuentes de datos dispersas. Esto permitió actualizaciones en tiempo real entre los equipos. Para el frontend, WeWeb nos permitió crear paneles específicos para cada rol para Ventas, Marketing y Soporte. Realizamos tres pruebas con sus equipos, luego implementamos gradualmente en cada departamento. Mantuvimos los sistemas antiguos y nuevos funcionando en paralelo para asegurar una transición fluida.
Proceso
Encontramos datos dispersos en cuatro herramientas diferentes. A través de talleres, identificamos 36 tareas que ralentizaban a los equipos, como la copia de datos entre aplicaciones. Documentamos lo que cada equipo necesitaba. Ventas quería actualizaciones instantáneas de leads. Soporte necesitaba el historial del cliente con los tickets. Marketing quería un seguimiento sencillo de las campañas. Creamos maquetas en Figma que mostraban paneles donde todos los equipos podían trabajar en un solo lugar. PrepLadder revisó y proporcionó comentarios. Construimos el backend utilizando Supabase para conectar sus fuentes de datos dispersas. Esto permitió actualizaciones en tiempo real entre los equipos. Para el frontend, WeWeb nos permitió crear paneles específicos para cada rol para Ventas, Marketing y Soporte. Realizamos tres pruebas con sus equipos, luego implementamos gradualmente en cada departamento. Mantuvimos los sistemas antiguos y nuevos funcionando en paralelo para asegurar una transición fluida.
Resultado
Construimos una plataforma única que centralizó todo el trabajo de PrepLadder. Ahora los equipos pueden hacer un seguimiento del progreso, asignar tareas, programar reuniones y supervisar objetivos clave fácilmente en un solo sistema. El equipo de Marketing obtuvo paneles en tiempo real para verificar el rendimiento de sus campañas, cuántos leads están generando y cuántos se están convirtiendo en clientes. Ventas y Marketing ahora pueden compartir actualizaciones al instante y colaborar mejor. El equipo de Soporte puede registrar los problemas de los clientes en un lugar compartido. Todos ven alertas en tiempo real para tareas urgentes. También añadimos plantillas rápidas, para que los equipos puedan responder más rápido y de forma consistente.
We were using four different tools that didn't talk to each other. They built us one platform where Sales, Marketing, and Support all work from the same data. Missed deadlines dropped 30% in the first month. Their deep knowledge helped us build something actually tailored to how we work.
Impacto
Los recordatorios automatizados redujeron los plazos incumplidos en un 30% para el equipo de ventas.
El equipo de soporte tiene mayor visibilidad sobre los datos del cliente y puede resolver tickets más rápido
Ventas, Marketing y Soporte dejaron de alternar entre aplicaciones y empezaron a compartir datos en tiempo real en un único espacio de trabajo
fuente única de verdad reemplazando diferentes herramientas~
Equipos trabajando juntos
Los equipos de Ventas, Marketing y Soporte de PrepLadder ahora comparten el mismo panel de control. Cuando Marketing lanza una campaña, Ventas ve nuevos leads al instante. Cuando Ventas cierra un trato, Soporte obtiene los detalles del cliente de inmediato.
Teams create their own boards and invite members. Everyone sees what needs to be done, who is working on what, and project progress in a shared view.
Teams can switch to calendar view to track deadlines and schedules. The same tasks appear in a timeline format for better planning and coordination.
All customer information in one place. Sales, Marketing, and Support can see lead activity, upload files, and assign tasks without switching apps.
Los equipos de PrepLadder ahora invitan a colaboradores a proyectos específicos y suben todos los archivos del proyecto a un solo lugar. Esto eliminó las cadenas de correos electrónicos y los documentos perdidos. Los miembros del equipo acceden a todo lo que necesitan en un solo lugar, manteniendo sus proyectos en marcha sin problemas.
Seguimiento del rendimiento en tiempo real
Al equipo de soporte de PrepLadder le costaba hacer seguimiento del rendimiento del equipo a través de herramientas dispersas. Los tiempos de respuesta eran lentos y no lograban identificar qué agentes necesitaban ayuda hasta que los clientes se quejaban. Ahora su panel de control muestra los volúmenes de tickets en tiempo real, los tiempos de respuesta y las cargas de trabajo de los agentes en una sola vista. Cuando las colas de tickets se disparan, pueden reasignar casos al instante a los agentes disponibles.
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