PrepLadder

L'équipe de PrepLadder utilisait 4 outils différents, source de confusion et de retards. Nous avons conçu une plateforme unique et simple qui a tout unifié et a rendu le suivi du travail plus aisé.

Internal ToolsProcess modelling

Client

PrepLadder

Équipe

Arpita Gupta, Himanshu Sharma

Services

Process modelling

Frontend development (WeWeb)

Third-party integrations

Site web

Voir

Contexte

PrepLadder aide les étudiants en médecine à préparer leurs examens. Ils proposent des cours vidéo, du matériel d'étude et des tests d'entraînement. L'entreprise a connu une croissance considérable, avec plus de 5 millions d'utilisateurs pour son application. À mesure que l'équipe de PrepLadder s'agrandissait, elle a rencontré des difficultés. Ils utilisaient différents outils pour différentes tâches. Un outil pour les réunions, un autre pour le suivi du travail, et encore un autre pour l'évaluation de la performance de l'équipe. Les gens manquaient les échéances. Les équipes ne pouvaient pas voir ce que les autres faisaient. Les données se perdaient entre les systèmes. Plus l'équipe s'agrandissait, plus ces problèmes s'aggravaient. PrepLadder avait besoin d'un lieu central où tout le monde pourrait travailler ensemble et rester informé.

Nous avons constaté des données éparpillées sur quatre outils différents. Grâce à des ateliers, nous avons identifié 36 tâches qui ralentissaient les équipes, comme la copie de données entre applications. Nous avons documenté les besoins de chaque équipe. L'équipe commerciale souhaitait des mises à jour instantanées sur les leads. Le support avait besoin de l'historique client lié aux tickets. Le marketing souhaitait un suivi de campagne simplifié. Nous avons créé des maquettes Figma présentant des tableaux de bord où toutes les équipes pouvaient travailler en un seul endroit. PrepLadder a examiné et a fourni des retours. Nous avons développé le backend en utilisant Supabase pour connecter leurs sources de données éparpillées. Cela a permis des mises à jour en temps réel entre les équipes. Pour le frontend, WeWeb nous a permis de créer des tableaux de bord spécifiques à chaque rôle pour les ventes, le marketing et le support. Nous avons testé trois fois avec leurs équipes, puis avons déployé progressivement dans chaque département. Nous avons maintenu les anciens et les nouveaux systèmes en parallèle pour assurer une transition en douceur.

Processus

Résultats

Nous avons développé une plateforme unique qui a centralisé tout le travail de PrepLadder. Les équipes peuvent désormais suivre facilement les progrès, attribuer des tâches, organiser des réunions et suivre les objectifs clés au sein d'un système unique. L'équipe Marketing dispose de tableaux de bord en temps réel pour vérifier la performance de ses campagnes, le nombre de leads générés et le taux de conversion en clients. Les équipes Ventes et Marketing peuvent désormais partager des mises à jour instantanément et mieux collaborer. L'équipe Support peut consigner les incidents clients dans un espace partagé unique. Tout le monde reçoit des alertes en temps réel pour les tâches urgentes. Nous avons également ajouté des modèles prédéfinis, afin que les équipes puissent répondre plus rapidement et de manière cohérente.

We needed a complex web app, and they delivered. Their deep knowledge helped us build a tool tailored to our needs.

Impact

30% fewer

Les rappels automatisés ont réduit les échéances manquées de 30% pour l'équipe commerciale

50% faster

L'équipe de support dispose d'une meilleure visibilité sur les données clients et peut résoudre les tickets plus rapidement

Real-time sync

Ventes, Marketing et Support ont cessé de basculer entre les applications et ont commencé à partager des données en temps réel dans un seul espace de travail

1 source

source unique de vérité remplaçant différents outils~

Équipes travaillant ensemble

Les équipes Ventes, Marketing et Support de PrepLadder partagent désormais le même tableau de bord. Lorsque le Marketing lance une campagne, les Ventes voient les nouveaux leads instantanément. Lorsque les Ventes concluent une affaire, le Support obtient les détails du client immédiatement.

Teams create their own boards and invite members. Everyone sees what needs to be done, who is working on what, and project progress in a shared view.

Teams can switch to calendar view to track deadlines and schedules. The same tasks appear in a timeline format for better planning and coordination.

All customer information in one place. Sales, Marketing, and Support can see lead activity, upload files, and assign tasks without switching apps.

Les équipes de PrepLadder invitent désormais des collaborateurs à des projets spécifiques et téléchargent tous les fichiers de projet dans un emplacement unique. Cela a éliminé les chaînes d'e-mails et les documents égarés. Les membres de l'équipe accèdent à tout ce dont ils ont besoin en un seul endroit, ce qui permet à leurs projets de se dérouler sans heurts.

Suivi des performances en temps réel

L'équipe de support de PrepLadder avait du mal à suivre les performances de son équipe sur des outils dispersés. Les temps de réponse étaient lents, et ils ne pouvaient pas voir quels agents avaient besoin d'aide avant que les clients ne se plaignent. Désormais, leur tableau de bord affiche les volumes de tickets en temps réel, les temps de réponse et la charge de travail des agents en une seule vue. Lorsque les files d'attente de tickets explosent, ils peuvent instantanément réaffecter les cas aux agents disponibles.